„Wenn einem sein Unternehmen wichtig ist, ist die Digitalisierung ein kleiner Schritt, am Unternehmen zu arbeiten und dessen Zukunftschancen zu erhöhen“, bringt es Philipp Schmitzberger, Geschäftsführer der IcoSense GmbH, auf den für ihn entscheidenden Punkt.

Text: Hansjörg Preims

Digitalisierung – zumal Digitalisierung nach Maß? Wenn das mehr als nur Schlagworte sein sollen, kann es sich wohl nur um die Möglichkeit handeln, einen unternehmerischen Nutzen zu generieren. „Digitalisierung nach Maß ist nichts Pauschales“, sagt Philipp Schmitzberger, Geschäftsführer der IcoSense GmbH. Wobei das Wichtigste bei der Digitalisierung immer noch der Mensch sei. Sich das beste Programm, die beste Lösung kaufen, heiße noch nicht, dass ein Unternehmen doppelt so effektiv werde. Hier bedürfe es noch ganz viel an Aufklärung, aber auf sehr individueller Ebene. Es gehe um die Fragen: „Was macht für mein Unternehmen Sinn? Wo tut es ,weh‘.? Ein Unternehmer kennt seinen Betrieb, er weiß, was nicht so läuft, wie gewünscht. Da sollte man mit Fachleuten darüber sprechen, was man wie besser machen könnte, was Sinn machen würde.“ Ein Berater, der viele Unternehmensstrukturen kenngelernt habe, habe die entsprechende Erfahrung für solche Fragestellungen, unter anderem eben auch dahingehend, welche digitale Lösung für welches Unternehmen Sinn machen würde, so Schmitzberger. Die digitale Welt müsse sich den Menschen anpassen. Man müsse die Menschen ihrer Gewöhnungsphase entsprechend mitnehmen. Deshalb gehe es ihm im Consulting immer darum, den „Sprung“ in die Digitalisierung für die Menschen nicht zu schmerzhaft zu gestalten, nicht zu viel auf einmal zu digitalisieren, sondern schrittweise. Und nach jedem Schritt müsse dieser evaluiert werden, bevor man den nächsten Schritt setze.
Sind Unternehmen für Digitalisierungsmaßnahmen ansprechbar, weil sie sich dadurch Kosteneinsparung erhoffen oder wollen manche eher nur mit der Zeit gehen? Oder weil es der Kunde erwartet? Was sind die Motive dahinter? Philipp Schmitzberger: „Je nach Branche. Auf jeden Fall aber durch Druck von intern, von den Mitarbeitern, oder wegen limitierter Ressourcen, wo man sagt, man muss diese bestmöglich verwalten.“ Dann der Marktdruck bzw. der Druck von den Marktbegleitern her, die Digitalisierung gebe ja auch die Möglichkeit, als regionales Unternehmen global zu agieren. Dieser Druck, glaube er, sei hier einer der größten Punkte. Digitalisierung könne auch die Möglichkeit bieten, neue Geschäftsfelder zu erschließen. Oder als Unternehmen sich in eine gewisse Richtung zu verändern. Digitalisierung sei jedenfalls kein starres Konstrukt.
Wie soll nun beispielsweise ein Kleinstbetrieb an die Digitalisierung herangehen? „Zunächst geht es um die Frage, wo stehe ich, und was sollen meine nächsten Schritte sein. Wobei es auch darum geht, ein Unternehmen abzusichern, und das bedeutet für mich, die Daten in einer so transparenten Form zur Verfügung zu haben, dass auch ein fachkundiger Dritter darauf aufbauen kann oder könnte: Kundendaten, die Buchhaltung, zum Beispiel bei einer Hausbetreuung die Objektliste mit Leistungsverzeichnissen, wo was zu machen ist, welche Vertragsbasis jeweils vorhanden ist usw“, erklärt Schmitzberger. Damit man eine Basis habe, aufgrund welcher man skalieren könne und zum Beispiel wisse, wenn von heute auf morgen 5 Objekte dazukämen, ob man das überhaupt bewältigen könnte. „Wenn einem sein Unternehmen wichtig ist, ist die Digitalisierung ein kleiner Schritt, am Unternehmen zu arbeiten und dessen Zukunftschancen zu erhöhen“, bringt es Schmitzberger auf den für ihn entscheidenden Punkt.
Und wieviel kostet es? Schmitzberger: „Die Kosten für Digitalisierungsmaßnahmen kann man nicht pauschal beziffern. Je nachdem, wie ein Unternehmen aufgestellt ist. Generell sind die Kosten sehr überschaubar. Schon mit kleinen Tools, die monatlich, sagen wir, 10 Euro kosten, kann man bis zu 8 Stunden Organisation einsparen, wo sich die Kosten dann sofort rentieren.“ Mit kleinen Beträgen lasse sich sehr viel schaffen. Und Digitalisierung werde in Österreich grundsätzlich auch gut gefördert.

„Wesentlich mehr Zeit für Kunden und Mitarbeiter“

Digitalisierung am Beispiel der Zusammenarbeit von Dr. Sasse und ToolSense. Dazu Michael Lackner, Geschäftsführer der Dr. Sasse Facility Management GmbH, und Alexander Manafi, CEO & Co-Founder der ToolSense GmbH,
im Gespräch.

Text: Hansjörg Preims

Reinigung aktuell: Herr Lackner, Sie arbeiten seit Kurzem mit ToolSense zusammen. Wie und warum kam das zustande?

Michael Lackner: Seit einigen Monaten haben wir eine harmonische Zusammenarbeit mit der Firma ToolSense, seitdem erfreuen wir uns über deren mobile Hilfestellung. Wir hatten davor bereits eine digitalisierte Verwaltung der Maschinen, aber wir suchten eine plattformunabhängige Lösung und fanden sie bei ToolSense. Unser Ziel im Zusammenhang mit dem großen Meta-Thema Digitalisierung ist es, ALLES zu digitalisieren, sprich: alles, was technisch machbar ist und was Sinn macht, um unsere Prozesse so einfach und automatisiert wie möglich zu gestalten. Nicht zuletzt, weil es immer schwieriger wird, qualifizierte Mitarbeiter zu bekommen.
So entsteht auch ein neues Berufsbild für Mitarbeiter, das Image wird aufgewertet. Einerseits wird durch die Anwendung von Robotic das Jobprofil der ReinigungstechnikerInnen neu definiert und wieder interessanter, andererseits – die Kernaufgabe, das Reinigen der Gebäude unserer Kunden, bleibt natürlich dieselbe, aber wie und mit welchen Hilfsmitteln wir es tun, das verbessert sich.
Dabei ist für den nächsten logischen Schritt auch ToolSense unser Partner, nicht nur was Robotic betrifft – es geht um das große Ganze, von der Kaffee- bis zur großen Aufsitzmaschine wird in diesem System alles inkludiert. Denn den Mehrwert hat man erst, wenn man dieses Tool ganzheitlich nutzt.

Alexander Manafi: Gerade im Bereich der Reinigung, wo sehr viel manuell gearbeitet wurde, auch sehr viel parallel gearbeitet wurde, mit sehr viel Excel, WhatsApp und Papier, ist es umso effektiver, wenn man Prozesse automatisiert und digitalisiert. Es ist erfreulich, wie gut unser Tool von den Objektleitern angenommen wird.
Man kauft eine Reinigungsmaschine, weil sie zum Beispiel in einer Stunde die Fläche reinigt, wofür man mit dem Mopp 4 Stunden braucht. Und da haben wir gesehen, dass die Downtime eine sehr lange ist, wenn eine Maschine ein Problem hat, und wenn man dann ohnehin wieder manuell reinigen muss, bedeutet das wieder höhere Mitarbeiterkosten. Mit ToolSense lässt sich die Downtime der Maschinen um bis zu 50 bis 70 Prozent reduzieren. Es geht hier also nicht nur um die Zeitersparnis durch die Maschinen selbst, sondern auch um die Maschinen als Ersparnishebel für die Prozesse drumherum.

Reinigung aktuell: Was umfasst Digitalisierung in der Reinigungspraxis alles? Welche Abläufe werden – in dem Fall von Ihnen bzw. von Dr. Sasse –  heute im Gegensatz zu früher digital unterstützt?

Lackner: ToolSense ist sicher ein großes Asset im Bezug auf die Modernisierung im Alltag. Wobei wir uns eben erst am Anfang unserer Reise befinden. Wir haben ToolSense noch nicht so weit ausgerollt, dass wir es flächendeckend im Einsatz haben.

Reinigung aktuell: Wo ist es im Einsatz?

Lackner: In Wien haben wir es komplett in Betrieb, das ist für Dr. Sasse in Österreich naheliegend, Wien ist der größte Markt, da sieht man sofort den gewünschten Effekt. In weiterer Folge rollen wir es dann österreichweit aus. Auch aus Deutschland wird uns schon reges Interesse bekundet. Vielleicht kann ich es anhand eines Beispiels aus der Praxis besser veranschaulichen:
Damit ein neuer Objektleiter seinen Bereich übernehmen kann, musste er sich bisher zunächst wochenlang damit beschäftigen, alle Informationen über seine Region, seine Kunden, seine Mitarbeiter und seine Objekte mühsam zusammenzusuchen. Mit ToolSense hat er alle seine Maschinen und Gerätschaften, alles, was und wo es vorhanden ist und welche Abläufe es dazu braucht, auf Knopfdruck parat und kann die gewonnene Zeit bei seinen Kunden und Mitarbeitern verbringen.
Für die Reinigungskraft bedeutet es: Bei der Reinigungsmaschine ist zum Beispiel eine Gummilippe kaputt, was regelmäßig passiert. Was machte die Reinigungskraft bis vor kurzem? Sie rief an oder schickte dem Vorgesetzten ein Foto über WhatsApp. Der Vorgesetzte, wenn er Zeit hatte, übermittelte es an die Firma und koordinierte, was zu tun ist. Der klassische Weg ist, beim Lieferanten eine neue Lippe zu organisieren. Mit ToolSense macht das die Reinigungskraft direkt selbst. Sie scannt am Smartphone den an der Maschine angebrachten QR-Code ein, macht ein Foto, schreibt einen kurzen Text dazu – diese Infos gehen automatisch direkt zum Lieferanten, der am nächsten Tag schon die neue Lippe liefert. Der Objektleiter, der in der Regel ein sehr hohes Arbeitspensum hat, wird dadurch direkt entlastet.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Es findet auch ein Verantwortungs-Wechsel statt, nämlich hin zu dem, der die Tätigkeit ausführt. Die Reinigungskraft bedient die Maschine und die Geräte, deshalb soll sie auch die Verantwortung für den Zustand der Geräte haben. Mit ToolSense bekommt sie genau das, der/die RaumpflegerIn hat alle Tools in der Hand, um sich um die eigene Maschine zu kümmern, sie instandzuhalten und sie bestens einzusetzen.

Reinigung aktuell: Wie funktioniert das System technisch?

Manafi: Die Reinigungskraft selbst hat keine App auf ihrem Smartphone installiert, da wir es teilweise mit 50 Prozent Fluktuation zu tun haben. Deshalb war uns wichtig, dass es mit einem QR-Code funktioniert, der keine App und kein Login benötigt, den man einscannt und mit dem man gewisse Prozesse anstößt. Damit beziehen wir die Reinigungskraft direkt mit ein und haben den Prozess zur Gänze abgedeckt.
Die App installieren sich zum Beispiel die Objektleiter auf ihrem Smartphone, wo jeder das sieht, was für ihn relevant ist, und eine Plattform mit den gleichen Funktionen. Die QR-Codes können überall angebracht werden. Wir haben dann noch weitere IoT Hardware wie zum Beispiel Maschinen-Tracker, wo wir auch schon mit Firmen wie Stangl, Cleanfix oder Kenter zusammenarbeiten – wir haben unterschiedliche Möglichkeiten, die Maschinen von Klein bis Groß zu vernetzen und so Prozesse zu automatisieren und neue Erkenntnisse zu gewinnen.

Reinigung aktuell: Wird die Arbeitskraft auch erfasst von diesem Tool im Sinne von: Sie hat eine Stunde im Konferenzzentrum verbracht?

Manafi: Nein, der Maschinenbediener oder die -bedienerin steht nicht im System. Sonst wäre das System übrigens auch DVSGO-relevant. Erfasst werden nur Maschinendaten, wer ein Problem meldet, kann optional seinen Namen dazuschreiben, muss aber nicht. So ist das Ganze auch datenschutzrechtlich einwandfrei.

Reinigung aktuell: Ist eine Frequenzmessung im System dabei? Sprich: Wenn beispielsweise ein Konferenzraum nicht verwendet wird, muss er auch nicht gereinigt werden. Sagt dies das System auch?

Lackner: Nein, im Moment noch nicht. Wir haben daher unsere Sasse Service App in Kooperation mit einem holländischen Hersteller, um die Arbeitstätigkeiten aufzuzeichnen und auch diesen Bereich transparent abzudecken.
Es gibt sehr viele Systeme, die jeweils einen Teilbereich der Arbeitstätigkeiten abstecken, aber es gibt sozusagen noch kein SAP in der Branche, das alle Prozesse der FM-Branche abbildet.
ToolSens deckt unsere Assets ab, die Verwaltung und die Wartung, während die Tätigkeiten von anderen digitalen Tools abgedeckt werden. Doch man merkt schon die Entwicklung, dass jede Software, die man für einen Bereich braucht, nach und nach auch breiter in der Anwendung wird. Wir Anwender arbeiten im Schnitt mit 6 digitalen Tools, und da wäre eine Harmonisierung schon angenehm. Auch die Kommunikation zwischen den digitalen Systemen ist noch verbesserungsbedürftig. Um zum Beispiel bei 6 verschiedenen Systemen nicht sechsmal die sogenannten Stammdaten manuell eingeben zu müssen. Es wird in den nächsten Jahren also auch eine gewisse Vereinheitlichung der digitalen Systeme stattfinden müssen, so dass gewisse große Systeme in der Anwendung breiter werden.

Manafi: Das ist auch der Grund, warum wir zum Beispiel schon fix fertige Integration in ASE, MS Navision, SAP oder Oracle haben. Das bedeutet, wenn jemand mit so einem System mit ToolSense starten möchte, kann er seine ganzen Objekte und die Maschinen-Stammdaten synchronisieren, ohne dass er etwas programmieren muss. Auch mit anderen Systemen haben wir schon eine fix fertige Integration und eine gute Harmonisierung.
Reinigung aktuell: ToolSense deckt also jenes Spektrum ab, das schon im Firmennamen enthalten ist, nämlich Werkzeuge?
Manafi: Genau. Unser Fokus ist der, den wir Asset Operations nennen, ob Kaffeemaschine, Scheuersaugautomat oder Auto, und alle Prozesse drumherum. Ob Reinigung oder Catering, wir haben auch Kunden im Aviation-Bereich, die unsere Bluetooth-Tracks zum Beispiel auf den Rollstühlen anbringen und an unterschiedlichen Stellen am Flughafen die Tracker, um jederzeit zu wissen, wo was ist. Hier tun sich Möglichkeiten auf, wo heute alles noch manuell und blackbox-mäßig stattfindet.

Reinigung aktuell: Ergibt sich dadurch auch konkret Personaleinsparung?

Lackner: Es geht weniger um Einsparung als um Qualitätssteigerung. Jeder hat so mehr Zeit für das Wesentliche. Der Objektleiter kann sich besser um seine Mitarbeiter und seine Kunden kümmern. Man ist nicht mit der Bürokratie drumherum beschäftigt, sondern kann den Fokus wieder auf die Effizienz legen. Die Maschinen sind wesentlich mehr im Einsatz, weil sie weniger Stehzeiten haben, und man wendet weitaus weniger Zeit auf, sich darum zu kümmern, dass eine Maschine wieder läuft.
Das sind die größten Benefits durch ToolSense, jene Vorteile, bei denen man auch am schnellsten merkt, dass sich etwas verbessert, die „Quick wins“. Wir arbeiten seit knapp vier Monaten mit ToolSense, und jetzt geht es natürlich darum, es weiter auszubauen und noch mehr zu lernen. Zu lernen, was uns die Software noch bringt, lernen, die Daten, die wir gewinnen, zu interpretieren und daraus noch weitere, größere Benefits zu generieren. Wie zum Beispiel den Einsatz der richtigen Maschine im richtigen Objekt.