Es gibt kaum einen Markt, der nicht hart umkämpft ist. Wo mit Hilfe von Software-Lösungen Zeit und Kosten optimiert werden können, ist der Druck besonders stark. Entsprechende Branchen-Programme sollen klare Wettbewerbs-Vorteile bringen.
Text: Erika Hofbauer
Je nach Branche geht es um jeden Millimeter an Marktanteilen. Selbst Platzhirsche müssen ihre Positionen verteidigen, weil die Konkurrenten ihnen im Nacken sitzen und jede noch so kleine Schwäche ausnutzen. Geht es nach dem deutschen Microsoft-Partner BSS IT GmbH aus Kassel, soll dem Problem abgeholfen werden. Bernd Kutz, Geschäftsführer des auf Software für Gebäudereinigungs-Unternehmen am deutschsprachigen Markt spezialisierte Engineering-Büro, ist der Meinung, dass innovative Reinigungs-Unternehmen auch innovative, aber auch bewährte und praxiserprobte Branchen-Lösungen benötigen: „Einfache Bedienbarkeit ohne langes Suchen ist oberstes Gebot. Der Nutzer muss alles Relevante mit einem Blick erfassen. Auch dann, wenn es mal hoch hergeht, muss er dennoch den Überblick behalten können, um schnelle Entscheidungen stressfrei zu treffen.“ Ganz gleich, ob es um das Verwalten von Aufträgen, Planen von Schichten oder Einsätzen, das Einteilen von Mitarbeitern, die Vor- oder Nachkalkulation, die Deckungsbeitragsentwicklung gehe, erzählt Kutz, „jede Minute, die der Dienstleister einspart und sinnvoll nutzt, stärkt ihn gegenüber seinen Konkurrenten.“ Bei BSS biete man zu der bislang am Markt befindlichen Softwarelösung von Microsoft Dynamics NAV 2015 für klein- und mittelständische Unternehmen ab sofort auch einen dazu passenden Webclient und eine mobile App, die auch für IOS Nutzer verwendbar sind, an. Kutz: „So genannte spezielle Business-Rollen vereinfachen das Umsetzen im täglichen Geschäftsbetrieb deutlich. Jeder Mitarbeiter sieht nur noch seine fachspezifischen Themen. Dazu kommt die Integration in die Cloud. Dadurch können noch zusätzlich Investitionskosten gesenkt werden.“
Integration ist auch das Stichwort für Dr. Wolfgang Ebner. Der Geschäftsführer der Wiener Software-Schmiede A.S.E. Ebner & Partner GmbH sieht vor allem einen Trend: „Der Bedarf an integrierten Lösungen, vor allem im Bereich der Qualitätskontrolle, hat sich bei Gebäudedienstleistern mittlerweile bestens bewährt. Immer mehr Kunden fordern aber eine Transparenz in der Leistungserbringung.“ Und das soll mit dem „ASE WEB Portal“ gelingen, ist Ebner überzeugt. Er formuliert die Vorteile dieser mobilen Datenerfassung folgendermaßen:
- Objektspezifische Vorgaben für die Qualitätskontrolle
- Beurteilung mittels Notensystem oder Checkboxen, einfacher Soll-Ist-Vergleich
- Unterschiedliche Gewichtungsmöglichkeit der Kriterien
- Spürbar weniger Verwaltungsaufwand
- Zentrale Steuerung der Kontrollen im Unternehmen
- Digitale Echtzeiterfassung und eindeutige Zuordnung – besseres Controlling
- Bessere Qualitätskontrolle und höhere Kundenzufriedenheit
- Durch die Portallösung können weitere Informationen von Objekten zur Verfügung gestellt werden (z.B. Reinigungsplan, Bilder…)
Die neuesten Entwicklungen haben gezeigt, dass es einen immer stärkeren Trend an integrierten Lösungen gibt, berichtet Ebner von verstärkter Nachfrage. Bei A.S.E wurden daher verschiedene Module entwickelt und auch bereits bei Kunden implementiert:
- Elektronische Ausgangsrechnung: Von Großkunden oder öffentlichen Stellen teilweise bereits verpflichtend eingefordert, wird der Versand von elektronischen Rechnungen immer wichtiger. Die Ersparnis: Postgebühren, schnellere Durchlaufzeiten, reduzierter Papierverbrauch.
- Eingangsrechnungserfassung: Sämtliche Eingangsrechnungen können hier eingetragen, verwaltet und für einen Freigabevorgang mittels definiertem Workflow in die Software eingebettet werden. Auch eine elektronische Erfassung von standardisierten Datenträgern wurde mittlerweile realisiert.
- KFZ Verwaltung: Der gesamte Fuhrpark kann zentral inklusive aller notwendigen Stammdaten, wichtigen Vermerke und Beilagen verwaltet werden. Für Ereignisse wie Service-Überprüfung stehen Listen oder automatische Erinnerungsfunktion zur Verfügung.
- Vertragsverwaltung: Zentrale Ablage aller bestehenden Verträge sowie versionsgesteuerte Ablage und Verwaltungsmöglichkeit. Eine Erinnerungsfunktion denkt an Deadlines, des Weiteren wird eine übersichtliche Kostenverfolgung über die Laufzeit ermöglicht.
- Urlaubsverwaltung: Sämtliche planbaren Fehlzeiten (Urlaub, Pflegeurlaub, Zeitausgleich…) werden zentral erfasst und dem Prozessverantwortlichen elektronisch weitergeleitet. Aufgrund der im Prozess vorgesehen Logik durchläuft das Freigabeverfahren vordefinierte Schritte. Als Ergebnis liegt ein nachvollziehbarer und jederzeit aktueller tabellarischer und grafischer Bericht vor.
- Bewerberverwaltung: Mit der ASE Bewerberverwaltung gibt es immer einen aktuellen Überblick, Bewerbungsbögen (befüllt oder als Blanko) können ausgegeben und Mitarbeiter direkt in die ASE Lohnverrechnung übernommen werden. Außerdem können detaillierte Zusatzinformationen zu Mitarbeitern und Bewerbern (etwa Qualifikationen, Arbeitsbewilligungen, akademischer Werdegang, Vorerkrankungen, etc.) hinterlegt werden.
Mit dem Einsatz dieser mobilen Software-Lösungen, so Ebner weiter, werde den Kunden auch geholfen, deren interne Prozessabläufe entsprechend zu verbessern.
Auch bei Software-Entwickler velio wird laufend an Weiterentwicklungen und Anpassungen der Programme für Gebäudereiniger gearbeitet. Velio-Geschäftsführer Gerhard Ziegler: „Softwareentwicklung und Stillstand vertragen sich nicht. Obwohl der Softwarestandard unserer Produkte klar definiert ist, wächst das Programm ständig.“ So wird etwa seit Jahreswechsel bei der Lösung „velioBusiness“ nach Wirtschaftsjahren abgerechnet. Daneben führe velio Software immer wieder individuelle Programmierungen durch wie etwa im „washroom“ Projekt, einer Softwareapplikation für Seifenspenderverwaltung, erzählt Ziegler. Die größten Neuerungen erwarte die Branche jedoch im Herbst mit dem Launch der neuen Programmversion, sowie im mobilen Bereich mit Apps für mobile Zeiterfassung und Leistungsscheinen.
An die Grenzen stoßen
Die Gebäudereinigungsunternehmen, erzählt der velio-Chef weiter, kontaktieren ihn zu dem Zeitpunkt, an dem sie mit den gängigen Office-Programmen oder einer allgemeinen Faktura-Lösung an die Grenzen des Machbaren stoßen: „Mit einer speziellen Lösung finden die Gebäudereiniger Unterstützung der Organisation und Verwaltung ihres Unternehmens. Kundenbefragungen zeigen, dass der Einsatz in erster Linie eine Entlastung für Geschäftsführer darstellt. Die konsequente Aufzeichnung von Betriebs-, Kunden- und Mitarbeiterdaten führt zu einer sehr hohen Transparenz im Unternehmen. Das ist für allem für Geschäftsführer von großem Vorteil, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.“ Vor allem die Abrechnungsmodalitäten in Gebäudereinigungsunternehmen stellen oft allgemeinere Faktura-Programme vor unlösbare Probleme, weiß Ziegler aus der Praxis. Neben den automatischen Monatsrechnungen für die Unterhaltsreinigung werden unregelmäßigere Dienstleistungen wie Sonderreinigung oder Winterdienst quartals-, halbjährlich oder pro Jahr fakturiert. Daneben besteht noch die Abrechnung per Leistungsschein nach Erbringen der Leistung.
Das Thema „Kalkulation“ sei in der Gebäudereinigung immer ein heißes Eisen, so Ziegler, der auch Ausschussmitglied der Landesinnung Wien der Denkmal-, Fassaden und Gebäudereiniger ist. Denn die Reinigungsunternehmen sollen oft die Quadratur des Kreises schaffen: Topqualität zu besten Preisen. Das Programm „velioKalkulation“ unterstütze Reinigungsunternehmen dabei, ihre Dienstleistung nicht unter dem Selbstpreis zu verkaufen: „Dies ist schließlich eine Voraussetzung, um überhaupt rentabel arbeiten zu können. In die Kalkulation fließen neben Lohnkosten, die auf Basis von Kennzahlen für die unterschiedlichen Reinigungsarten berechnet werden, auch zusätzliche Kosten wie etwa für Chemie ein.“ Zunehmende Mobilität bei den Anwendungen ortet man auch bei velio, den entsprechenden Wink bilden kleine, mobile Anwendungen, die mit der Basis verknüpft sind wie beispielsweise eine mobile Zeiterfassung mit GPS-Aufzeichnung. Ziegler: „Das bietet nicht nur in der täglichen Unterhaltsreinigung eine Arbeitsentlastung, sondern entscheidet vor allem in heikleren Bereichen wie dem Winterdienst durchaus auch Gerichtsprozesse.“
Im Prinzip nimmt Software für Gebäudereiniger immer noch eine Nischenstellung ein. Am Markt bestehen verschiedenste Konkurrenzprodukte, angefangen bei allgemeinen Faktura- oder Organisationsprogrammen, aber auch andere Anbieter für Branchensoftware in Österreich und Deutschland. Die Vorteile, die spezialisierte Anbieter propagieren, sind die Verknüpfung von fachlichem Wissen und einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Velio-Geschäftsführer Ziegler: „Wir bieten auch für junge, kleinere Firmen die Möglichkeit, mit einer „First Business“-Version kostengünstiger einzusteigen. Dieses Angebot nutzen kleinere Firmen gern, die trotz allem eine professionelle softwaregestützte Verwaltung in ihrem Reinigungsunternehmen umsetzen möchten.“
Software für Gebäudereiniger
A.S.E. Ebner & Partner GmbH
www.ade-edv.eu
Business Solutions for Services GmbH
www.bss-bln.de
Velio Software GmbH
www.velio.at
