„Smart-Service-Displays“ bzw. Check-me-now von Greenbird im digitalen Service- und Washroom-Management. Ein Anwenderbericht mit Strabag PFS.
Text: Hansjörg Preims
Die Idee hinter der Entwicklung des digitalen Servicemanagement-Systems Check-me-now war: „Digitalisierung dort, wo es Sinn macht und es sowohl vom Kunden wie auch vom Dienstleister angenommen wird“, erklärt Harald Peterka, Geschäftsführer der Greenbird Vertriebs GmbH. „Ausgehend von der Anforderung, die veralteten, händisch befüllten ,WC-Kontrolllisten‘ durch eine digitale Lösung zu ersetzen, haben wir Smart-Service-Displays für Waschräume entwickelt – mit der Idee, nicht nur die Liste zu ersetzen, sondern dass der Waschraum, wenn es notwendig ist, selbstständig nach dem Servicepersonal ruft. Von dem, was wir mit diesem System entwickelt haben, gibt es sonst auf dem Markt nur Teillösungen. Man müsste 5 Produkte kaufen, um dasselbe Ergebnis zu bekommen, das wir mit einem System versuchen abzudecken“, so Peterka.
Das System besteht aus:
- einem Smart-Service-Display,
- einem Sensor, der die Anzahl der Besucher auf der Toilette zählt,
- einem RFID-Chip, mit dem sich die Servicekräfte am Check-me-now Display anmelden,
- einer Mobile-App und
- einem Online-Portal, User unlimited, für Auswertungen und Einstellungen
Funktionen:
- Feedbackauslösung
- Zeitgesteuerte Intervallauslösung
- Personenfrequenzauslösung
- Leistungsdokumentation
- Gebrechens- / Vorfallmeldung
- Materialverbrauchsdokumentation
Digitalisierter Ruf nach dem Servicepersonal
Wann ruft die Toilette nun nach dem Servicepersonal? Wenn viele Besucher dort waren. Deshalb ist das Display ganz einfach über Bluetooth mit dem Sensor gekoppelt.
Haben nur wenige Leute die Toilette benutzt, diese wenigen waren aber „unanständig“ und haben entsprechende Spuren hinterlassen, kann das über die Feedback-Möglichkeit durch andere Toilettenbesucher, die sich über das Display beschweren können, abgefedert werden. Und – wenn niemand in der Toilette war, sich also auch keiner beschwert, gibt es das klassische Intervall, sprich: ein Raum soll trotzdem in bestimmten festgelegten Intervallen sauber sein.
Das ist das, was Check-me-now macht. Und darüber hinaus – wenn die Reinigungskraft vor Ort ist und erkennt, dass zum Beispiel eine Toilette verstopft ist, ein Licht nicht funktioniert oder etwas beschädigt ist – alles, was passieren kann, ist im System hinterlegt –, soll sie das auch melden können. Dafür wurde die so genannte Vorfallmeldung ins System eingebaut. Diese Meldung geht an eine eigene Adresse – mitunter gleich an ein Techniker-Team, auch on demand – und informiert genau, in welcher Toilette in welchem Stockwerk was beschädigt oder servicebedürftig ist, und löst automatisch ein Ticket aus. Und die Reinigungskraft hat natürlich auch die Möglichkeit, das Verbrauchsmaterial, das sie nachfüllt, ins System einzugeben.
Intuitive Bedienbarkeit
Alle diese Daten – Verbrauchsmaterial, Feedback, Besucheranzahl, lückenlose Leistungsdokumentation – bündeln sich in einem Portal, das automatisch Wochenberichte, Monatsberichte u.Ä. generiert. Auf diesem Portal haben Kunden, Objektleiter und Manager Zugang.
„Das Produkt Check-me-now diffundiert jetzt vom Toilettenbereich auch in andere Bereiche hinein“, so Peterka. „Begonnen haben wir mit einem stromversorgten Display, auf das man zusätzlich zu den genannten Funktionen zum Beispiel auch Werbung, Wetterinformationen oder Nachrichten aufschalten kann, vom Kunden völlig frei gestaltbar, mit 3 oder auch 5 Smiles. Das Produkt ist so gebaut, dass man keine Bedienungsanleitung braucht, die intuitive Bedienbarkeit ist ein wesentliches Element des Systems.“ Jenen Kunden, für die der Stromanschluss für das Display auf der Toilette ein Problem ist, werde ein batteriebetriebenes Display mit identen Funktionalitäten über eine selbst entwickelte App zur Verfügung gestellt.
„Ein Grundprinzip bei diesem System ist, dass es möglichst einfach, intuitiv funktioniert“, bekräftigt Peterka. Daher brauche die Reinigungskraft nicht einmal ein Smartphone dazu, sie könne sich mit einem RFID-Chip am Check-me-now Display anmelden, worauf die Screen-Ansicht in den Servicemodus wechsle. „Trotzdem haben wir auch eine Gratis-App dafür entwickelt, weil es auch Kunden – wie internationale Konzerne – gibt, die das bevorzugen.
„Für die Objektleitung ist vor allem wichtig, dass sie informiert wird, wenn ein Service ausgefallen oder überfällig ist. Diesen Informationsdienst gibt es auch zusätzlich, was aus unserer Sicht des Anwenders ein ganz wichtiger Punkt ist, um sicherstellen zu können, dass das Service auch erfüllt wird“, betont Werner Hunger, Projekt- und Innovationsmanagement der STRABAG Property and Facility Services GmbH – einer der ersten Anwender von Check-me-now. Und wenn etwas ausfalle, dass man reagieren könne, ohne dass der Kunde etwas machen müsse. „Wenn zum Beispiel in einer Bankfiliale ein Mitarbeiter von uns ausfällt, der dort üblicherweise allein reinigt, und dies nicht meldet, erfährt man das unter Umständen erst Tage später bzw. wenn die entsprechende Beschwerde des Kunden im Bankprozess über die FM-Abteilung zu uns kommt. Mit Check-me-now meldet es uns das System, wenn sich zum Beispiel da, wo eine Servicekraft um 17 Uhr hätte beginnen müssen, um 18:30 Uhr sich noch niemand eingeloggt und das Service gestartet hat. Dann kann man zeitnah reagieren“, veranschaulicht Werner Hunger einen der großen Vorteile dieses Systems.
Effizienz und Digitalisierung auf den Punkt gebracht
Harald Peterka: „Der rote Faden, der sich durch das Produkt zieht, ist Effizienz, Digitalisierung auf den Punkt gebracht, sprich: dort, wo sie Sinn macht, und – wir stören damit nicht die Prozesse eines Dienstleisters. Wobei sich dieses Produkt immer mehr zu einer Produktfamilie entwickelt. Es ist bereits erweitert worden mit so genannten Checkpoints für den Fall, dass ein Kunde, der unser Display anwendet, auch in einem anderen Raum seine Leistung dokumentiert haben bzw. auch dort denselben Systemsteuerungskomfort haben möchte.“
Werner Hunger: „Als erstes haben wir es in unserer Innovationsabteilung installiert, 4 dieser Displays sind dort seit einem Dreivierteljahr in Betrieb, mit entsprechenden Anpassungen im Laufe des Betriebes. Es funktioniert sehr gut, wir besprechen es auch regelmäßig mit Kunden.“ Auf Kundenseite sei es ja so, dass jede FM-Abteilung digitalisieren müsse. Die meisten würden das mit Datenbanken tun, mit IoT und Sensorik, das sehe aber niemand. Das Check-me-now Display könne jeder sehen, es sei auch sexy für das interne Marketing von der FM-Abteilung. „Es wird denn auch sehr gut angenommen, wir haben sehr viele positive Rückmeldungen“, berichtet Hunger. Wobei es schon eine Herausforderung sei, es richtig zu platzieren und die Stromverbindung herzustellen. Deshalb ist die Batterie-Display-Variante sehr stark gefragt. „Wir sind laufend bei Kunden und sehen, dass das System stabil ist. Im Austausch mit den Kunden kann auch laufend optimiert und ergänzt werden, es kommen Funktionen dazu.“
„Wesentlicher Digitalisierungsschritt im FM“
Am meisten würden sich für dieses System Einrichtungen interessieren, wo viele Kunden zugange seien, Kultureinrichtungen zum Beispiel. „Auch beispielsweise ein großer Spediteur als unser Kunde möchte es in den Besprechungsräumen, aber auch in den kleinen Standorten installieren, um zu wissen, ob der Service einmal in der Woche dort war oder nicht. Dadurch gibt es darüber keine Diskussionen mehr“, sagt Hunger. In Gesprächen mit den Kunden ergäben sich auch immer wieder neue Einsatzmöglichkeiten, auch zum Beispiel in Hotels als tolle Just-in-time-Variante, ein Feedback zu bekommen oder Services anzufordern.
Stefan Babsch, Vorsitzender der Geschäftsführung STRABAG Property and Facility Services: „Wir sind überzeugt, dass diese und ähnliche digitale Lösungen nicht nur dazu beitragen, der immer stärker eingeforderten Transparenz und Bedarfsorientierung gerecht zu werden, sondern auch unsere Services hinsichtlich Qualität und Nachhaltigkeit auf ein höheres Level heben werden. Deshalb haben wir uns frühzeitig und intensiv mit entsprechenden Lösungen beschäftigt und sehen dies als einen wesentlichen Schritt Richtung Digitalisierung im Facility Management.“
