Johannes Wutzlhofer von Dax Wutzlhofer und Partner Rechtsanwälte ist ein erfahrener Berater in Sachen Outsourcing von Reinigungs-Dienstleistungen durch Kommunen. Reinigung aktuell sprach mit ihm über die Herausforderungen sowohl für Verwaltungen als auch Unternehmen.
Text: Erika Hofbauer
Reinigung aktuell: Wie halten es Ihrer Erfahrung nach die Kommunen mit der Frage, Facility-Dienstleistungen auszulagern oder mit Eigenpersonal zu arbeiten? Können Sie hier einen Trend erkennen?
Johannes Wutzlhofer: Der Trend zu Auslagerungen von Facility-Dienstleistungen ist unserer Erfahrung nach größer, je umfangreicher die Dienstleistungen und wie personalintensiver die zu erbringenden Dienstleistungen sind. Beschränkt sich die Personalanzahl auf eine Handvoll oder weniger, tendieren die Kommunen eher dazu, dies über Eigenpersonal abzuwickeln.
Welche Erfahrungen haben Sie in der Vergangenheit im Beratungsprozess gemacht, was die Frage Outsourcing vs Eigenpersonal betrifft? Welche Argumente bekommt man seitens der Kommunen zu hören?
Natürlich bedeutet diverse Facility-Dienstleistungen über Eigenpersonal abzuwickeln für die jeweiligen Bürgermeister die Möglichkeit, mit diesem Instrument auch Personalpolitik zu betreiben. Dem entgegenstehend hat sich in der Vergangenheit gezeigt, dass insbesondere im Bereich der Reinigung ein großer Vorteil der Kommunen bei einem Outsourcing darin besteht, dass Themen wie Krankenstände und Urlaube über ein professionelles Unternehmen abgefedert werden. Auch die Leistungskontrolle fällt einem Fremddienstleister leichter als der Gemeinde, die in der Regel für diese Art der Kontrolltätigkeiten nicht ausgelegt ist. Insbesondere gilt festzuhalten, dass aufgrund von neuen Bauweisen, unterschiedlichen Oberflächen und neuen Reinigungsmöglichkeiten mit Maschinen das Know-how gerade in diesem Bereich in den vergangenen Jahren massiv zugenommen hat. Für eine Gemeinde ist es aus diesem Grund auch nur schwer möglich, auch nur annähernd einen ähnlichen Qualitätslevel zu erreichen wie ein professionelles Unternehmen, das in diesem Bereich auch im Wettbewerb steht.
Einsparungen sind immer ein großes Thema. Welches Einsparpotenzial sehen Sie für Kommunen durch Outsourcing dieser Dienstleistung? Gibt es einen Zusammenhang z.B. je nach Gebäudeart?
Im Rahmen von Vergabeprozessen wird der genaue Bedarf einer Kommune erhoben. Dies betrifft insbesondere Flächenerhebungen, Oberflächenevaluierungen und dergleichen, da eine professionelle Ausschreibung genau diese Basisdaten zugrunde legt. Schon alleine aufgrund dieser Basisdaten ergibt sich oft schon Einsparungspotenzial, da anhand dieser Basisdaten der genaue Reinigungsbedarf überhaupt erst evaluiert wird. Oft merkt man, dass in den Kommunen das Thema Reinigung einfach gemäß dem Grundsatz more of the same abgehandelt wird, jedoch der genaue Bedarf nie evaluiert wird und dies erst im Zuge eines Vergabeverfahrens passiert. Im Rahmen eines Vergabeprozesses wird auch der Wettbewerb abgefragt. Die Plausibilisierung der Angebote erfolgt anhand entsprechender ÖNormen, die eine spekulative Preisgestaltung kaum mehr zulassen. In der Regel passieren diese Prozesse davor in Gemeinden nicht. Da in den Ausschreibungen in der Regel Kontrollprozesse vorgesehen sind, kann die Qualität der Dienstleistung auch über längere Zeiträume kontrolliert werden. Nach entsprechenden Vergabeprozessen ist unserer Erfahrung nach generell die Konsequenz, dass die Gemeinden einerseits eine Ersparnis erreichen und andererseits eine Qualitätssteigerung erzielen können.
Wie sieht das „Outsourcing-Verhalten“ der Gemeinden bei Dienstleistungen wie Straßenreinigung, Winterdiensten oder Grünpflege aus? Kommen hier andere Argumente? Gibt es hier auch einen bestimmten Trend?
In diesen Bereichen verfügen die Gemeinden des öfteren über eigene Gemeindearbeiter bzw. einen lokalen Bauhof, die diese Dienstleistungen abwickeln. Teilweise werden Leistungen wie Winterdienst zugekauft. Da eine gewisse Mindestmitarbeiteranzahl in Bauhöfen jedoch erforderlich und von der Gemeinde gewünscht wird, finden in diesem Bereich nur wenige Auslagerungen statt.
Auslagern bedeutet für Kommunen auch immer Personaleinsparungen. Andererseits agieren Gemeinden auch immer als großer Arbeitgeber. Wie beurteilen Sie dieses Spannungsfeld?
Natürlich ist es so, dass Kommunen über diese Dienstleistungen Personalpolitik betreiben können. Dadurch, dass die finanziellen Anforderungen und Anspannungen für die Gemeinden jedoch größer werden, hat sich gezeigt, dass die Gemeinden oft nicht mehr über die entsprechenden finanziellen Mittel verfügen, in diesen Bereichen großzügig zu sein. Und das führt wiederum vermehrt zu Auslagerungen.
Wie attraktiv ist andererseits für die Dienstleister ein Gemeindeauftrag? Ist Ihrer Erfahrung nach der Andrang groß, an kommunale Aufträge heranzukommen? Wo liegen Ihrer Meinung nach die größten Hürden für externe Dienstleister (z.B. Dauer des Ausschreibungsprozesses)?
Für Dienstleister sind Gemeindeaufträge durchaus lukrativ, da Gemeinden in der Regel für längere Zeiträume ausschreiben und dadurch seitens der anbietenden Unternehmen eine Grundauslastung geschaffen werden kann. Da in der Regel auch Eignungskriterien gefordert werden, liegen die größten Hürden darin, diese Eignungskriterien zu erreichen, was in der Regel an eine gewisse Mindestgröße der Unternehmen gebunden ist.
Welche Empfehlungen hätten Sie generell für Dienstleister, sich den Kommunen zu präsentieren, um Auftragserfolge zu haben? Wie beurteilen Sie aufgrund Ihrer Erfahrungen die Zukunft von „Outsourcing“ vs. „Eigenleistung“ in diesem Zusammenhang?
Da die finanzielle Situation der Gemeinden und Kommunen durchaus komplexer und schwieriger wird, gehen wir davon aus, dass der Trend in Richtung Auslagerung sich noch verstärken wird. Oft sind hier enorme Hebel enthalten.
