Die zunehmende Nachfrage nach mobilen Zeit- und Qualitätserfassungssystemen unterstreicht die Notwendigkeit, mit neuen Services nicht nur auf Kundenwünsche zu reagieren, sondern auch die internen Prozessabläufe zu optimieren.
Text: Hansjörg Preims
Software-gestützte Zeit- und Qualitätserfassung entwickelt sich immer mehr zu einem grundlegenden Instrument für Kalkulation, Abrechnung und Controlling sowie für die Optimierung von Prozessen und der Ressourcenverteilung. „Der Bedarf an mobilen Endgeräten inklusive einer dazu abgestimmten Softwarelösung vor allem im Bereich der Zeiterfassung und Qualitätskontrolle ist auch bei Gebäudedienstleistern mittlerweile unbestritten“, sagt etwa Wolfgang Ebner, Geschäftsführer der A.S.E. Ebner & Partner GmbH, langjähriger Kenner der Dienstleistungsbranche, der sich nicht nur als Hard- und Softwarelieferant sieht, sondern auch als seriöser Partner der Gebäudereiniger. Die Steigerung der Effizienz und ein „Abheben von der Masse“ durch Qualität und innovative Lösungen stünden dabei im Vordergrund. Seiner, Ebners, Einschätzung nach „werden aufgrund der möglichen Optimierungen und der vielfältigen Einsatz- und Kombinationsmöglichkeiten mobile Zeiterfassungs- und Qualitätskontrollwerkzeuge mittelfristig zum Standard in vielen Branchen.
Mitarbeiter dagegen sind nicht immer auf Anhieb begeistert, wenn so ein System im Unternehmen eingeführt wird, manche können das als lästig empfinden oder sich dadurch sogar überwacht fühlen. Umso wichtiger sind laut Ebner bei der Einführung von mobilen Zeiterfassungs- und Qualität Management Systemen auch „genaue Erklärungen und die Einbindung von ,Schlüsselfiguren’.“ Mit bedacht werden müsse weiters:
- Eine Kosten-/Nutzen Analyse in Bezug auf Online- und Offline-Lösungen, denn je nach Einsatzgebiet und Unternehmensstruktur bieten die unterschiedlichen Lösungen Vor- und Nachteile, die auf den jeweiligen Bedarf abgestimmt sein müssen.
- Prozesse müssten klar definiert sein.
- Verringerte Flexibilität aufgrund standardisierter Abläufe, z.B. keine handschriftlichen Notizen auf frei „fliegenden“ Zetteln.
Online oder Offline
Die Vorteile mobiler Erfassungssysteme liegen für Ebner aber „klar auf der Hand und sind aus unterschiedlicher Sichtweise sowohl für Unternehmer, ihre Mitarbeiter als auch für die Endkunden nachvollziehbar“:
- Zeitersparnis (kein Abtippen mehr, kein Warten auf die Stundenzettel, keine unleserlichen Papiere)
- Die Daten sind (zumindest bei Online-Zeiterfassung) sofort per Übertragung über Internet/GSM/Handynetz im System/Büro verfügbar.
- Mitarbeiter müssen keine Stundennachweise mehr mühsam manuell schreiben.
- Genaue und ggf. nicht änderbare Daten erlauben besseres Controlling
- Dem Kunden können verbindliche Arbeitszeiten gemeldet werden (bei Bedarf auch mit Auflistung der Daten und Zeiten).
- Bessere Kunden- und Mitarbeitertransparenz durch Nachweis der Zeiten
- Mit vielen mobilen Erfassungsgeräten können auch weitere Informationen oder sogar die Unterschrift des Kunden erfasst werden.
- Fehler durch Abtippen und zeitaufwändige Korrekturarbeiten können ausgeschlossen werden.
- Die Aufgabenverplanung kann vom System vorgegeben werden (v.a. bei Einsatz der Personalverplanung), die Mitarbeiter wissen so immer, was zu tun ist und unnötige Abstimmungen werden eliminiert.
- Ein Vergleich von Soll- und Ist-Zeiten ist auf Knopfdruck durchführbar.
- Security-Anforderungen in Punkto Datenschutz und Gerätesicherheit sind über Managed Device Services schnell und einfach realisierbar.
Vom technischen Standpunkt her werden zwei Systeme unterschieden: Online- und Offlinesysteme. Ebner erklärt jeweils die Vorteile: „Online-Systeme haben den Vorteil, dass die Daten in Echtzeit an das zentrale System übertragen werden und daher zum Beispiel in Bezug auf eine Anwesenheitskontrolle ein zeitnaher Soll-Ist-Vergleich stattfinden kann. Diese Systeme (am gängigsten per Handy, Tablet oder mobilen bzw. stationären Terminals) arbeiten meist entweder mit NFC-Technologie und/oder GPS. Zugewiesene NFC-Chips können entweder mit einem Objekt oder mit einer Person verknüpft werden, wobei diese z.B. auch an Personalkarten angebracht werden können. Offline-Systeme arbeiten meist mit Barcodes oder RFID-Transpondern. Als Vorzüge bei solchen Lösungen sind die Unabhängigkeit vom Empfang (Mobilfunknetz) und zumeist niedrigere laufende Betriebskosten zu nennen.“
A.S.E. bietet für die verschiedensten Einsatzgebiete und Kundenwünsche standardisierte und nach Belieben anpassbare Lösungen an, die sowohl Software, Hardware als auch Security Lösungen umfassen. „Die zunehmende Nachfrage nach mobilen Lösungen ist branchenübergreifend spürbar und unterstreicht die Notwendigkeit, mit neuen Services nicht nur auf Kundenwünsche zu reagieren, sondern auch die internen Prozessabläufe entsprechend zu verbessern“, sagt Ebner.
In Echtzeit
Auch LogPro hat sich der mobilen Prozessdatenerfassung verschrieben – in Echtzeit. Alle Daten stehen dem Unternehmen, den Mitarbeitern oder auch dem Kunden sofort und jederzeit zur Verfügung. Jürgen Hampel, Vertriebschef von LogPro Österreich, zur Frage, warum software-gestützte Erfassungssysteme immer wichtiger werden: „Gerade in einem Dienstleistungsbereich wie der Reinigung stellen die Arbeitszeiten den größten Kostenblock eines Unternehmens dar. Und mit der Datenerfassung in Echtzeit kann man diesen Bereich gut steuern. Die Daten stehen nach allen möglichen Auswahlkriterien wie Projekt oder Objekt, Kunde, Mitarbeiter, Zeitraum etc. zur Verfügung. Diese können nun ortsunabhängig, da web-basiert und fälschungssicher, jederzeit per Mausklick exportiert und für die Kostenrechnung weiterverwendet werden. Und wenn Daten einmal nicht erfasst wurden, sieht man dies durch entsprechende Warnmeldungen und kann sofort reagieren.“
Diese Erfassung, erklärt Hampel, biete aber auch den großen Vorteil, dass man in Echtzeit die Mitarbeiter steuern könne: „Man kann sehen, wo sich die Mitarbeiter zuletzt aufgehalten bzw. eingeloggt haben. Zum Beispiel ein Mitarbeiter sollte von 6 bis 8 in einem Objekt eine Reinigungsleistung erbringen und aus irgendwelchen Gründen fällt er aus. Im Normalfall erfahre ich das nicht gleich. Durch Datenerfassung in Echtzeit aber weiß ich das sofort, und ich kann sofort reagieren, noch bevor mein Kunde reagiert. Bevor mich der Kunde auf einen Fehler hinweist, habe ich diesen Fehler schon selber identifiziert und kann ihn selber steuern – das erhöht die Sicherheit für mich und meine Kunden.“ Es erhöhe aber auch Sicherheit für den Mitarbeiter – auch ein ganz wesentlicher Punkt.
Kulturwandel
Im Grunde handle es sich „natürlich um einen Kulturwandel“, so Hampel. Die Steuerungsmöglichkeiten des Unternehmens würden markant erhöht, wenn eine lückenlose aussagekräftige Aufzeichnung vorliege. Diese höhere Transparenz trage aber ganz klar zum Vertrauen zwischen Mitarbeitern und dem Unternehmen bei. Weil eine faire, nachvollziehbare und auch vergleichbare Dokumentation vorliege. Und zu möglichen Vorbehalten der Mitarbeiter: „Der Handlungsspielraum, den ein Mitarbeiter in einem Unternehmen hat, wird dadurch ja nicht eingeschränkt, er kann seine Tätigkeit nach wie vor so durchführen, wie er es für richtig hält, nur die Uhrzeit von Anfang bis Ende sollte klar dokumentiert sein.“
Mit einer gezielten Begleitung auf Basis moderner arbeitspsychologischer Grundlagen nimmt man bei LogPro aber auch Rücksicht darauf, dass sich hier eine Kulturänderung vollzieht. „Denn innerhalb eines Unternehmens löst ein solches Erfassungssystem natürlich einiges aus, was es zu bedenken gilt“, so Hampel, „deshalb geht jedem Projekt eine detaillierte Erhebung sowie eine kostenlose Probestellung voraus, um den Kunden und seine Mitarbeiter einmal mit diesem neuen System vertraut zu machen.“
Begonnen hat LogPro schon vor fünf Jahren mit Zeiterfassung, mittlerweile verfügt das Unternehmen über rund 40 Apps für die verschiedensten Anwendungszwecke. Die Daten werden in Echtzeit mit handelsüblichen mobilen Android-Geräten wie Smartphone und Tablet erfasst, verortet wird mittels NFC- oder GPS-Technologie. Zum Beispiel die Arbeitszeiterfassung: Auf dem Gerät wird die LogPro-App installiert, die Prozessdaten werden dann über die SIM-Karte in Echtzeit auf ein Portal übertragen und stehen dort „mandantenfähig“ zur Verfügung, das heißt, man kann das Portal, eingeschränkt nach verschiedenen Berechtigungen, einer beliebigen Anzahl von Mitarbeitern, Kunden, Abteilungen etc., also anderen Personen zur Verfügung stellen, die diese Prozesse auch wiederum in Echtzeit verarbeiten können.
Flexibel einsetzbar
Das Expertenteam von Diversey Care hat gemeinsam mit verschiedenen Soft- und Hardware-Partnern speziell für den Reinigungsmarkt das Zeit- und Qualitätserfassungssystem „SmartView“ entwickelt. Es kann flexibel modular zusammengestellt und eingesetzt werden, je nachdem, wofür es benötigt wird. Das kann auch nur die Erfassung der Arbeitszeit der Reinigungskraft (von … bis …) sein. Man hat eine kleine Box und der Reiniger hat eine RFID-Tag, zum Beispiel wie einen Schlüsselanhänger, und kommuniziert damit, wann er zu arbeiten beginnt und wann er aufhört. Diese Daten werden gesammelt und stehen dann dem Teamleiter oder der Organisation zur Verfügung, um zu kontrollieren, ob die Mitarbeiter auftragsgemäß anwesend waren, und dann auch für die Lohnabrechnung. Das ist die Minimalanwendung von SmartView für eher kleinere Objekte.
„Man kann das ergänzen mit einem Barcode RFID Reader und mit einer Liste von Tätigkeiten, die man entweder für einen definierten Raum bestätigt, zum Beispiel Toilette – man bestätigt, dass man hier war und die Toilette gereinigt hat. Oder man kann auch kommunizieren, die Toilette wurde gereinigt, aber man braucht noch Hilfe, z.B. beim Entkalken. Oder dass das Licht kaputt ist, erklärt Patrick Hanhart, Industry Expert BSC/FM Diversey Care, das System. Die Handhabung ist ganz einfach: Man liest das Kommunizierte, übermittelt es mit der gleichen Box, und der Objektleiter erhält dann per Email eine Nachricht, dass in dem Objekt in diesem Raum das Licht kaputt ist. Oder er kann auch über ein SmartPad oder über seinen Computer im System nachschauen, welche Probleme es in welchem Objekt gibt. Und diese „Probleme“ haben wieder einen Code, damit man eine Liste ausdrucken kann für die Person, die sich darum kümmern soll. Diese Person geht dann hin und erledigt es. Somit hat der Teamleiter den Nachweis, dass eine Person dort war und das Problem behoben hat, und kann das auch dem Kunden proaktiv kommunizieren.
Neue Wege
„Das“, so Hanhart, „eröffnet neue Wege, denn das Hauptproblem in der Reinigung ist die Ausbildung und die Ausrüstung der Mitarbeiter. Anstatt nun jeden Reiniger, der in einem Objekt tätig ist, zum Beispiel speziell auch für Fleckenentfernung auszubilden, kann er sich einfach melden, wenn es einen Fleck gibt, und der Teamleiter schickt einen Experten, der entsprechend ausgebildet und ausgerüstet ist, um den Fleck effizient und sicher zu entfernen.“ So habe man „das sog. Pareto-Prinzip, dass man sich nicht um die 20 Prozent Problemfälle kümmern müsse, sondern diese den effizient arbeitenden Spezialisten überlasse. „Die Mitarbeiter sind geschult auf die wichtigen 80 Prozent und nicht auf das, was nur ab und zu einmal passiert“, erklärt Hanhart.
SmartView kann auf ganz verschiedene Art angewendet werden. Es kann in der Büroreinigung sein, einfach um Meldungen zu machen, oder man kann im Spital kritische Punkte bestätigen lassen, sprich: wie desinfiziert oder welche Art von Reinigung durchgeführt wurde. Oder im Hotel: anstatt zu warten, bis die Gäste draußen sind, geht man einfach durch und meldet die Zimmer, die besetzt sind, und eine halbe Stunde später kommt die Kollegin und kümmert sich nur um die, die noch nicht frei waren. „So kann man sehr effizient arbeiten“, bringt es Hanhart auf den letztlich entscheidenden Punkt.
