Fuhrpark optimal auslasten

Car Sharing, Pool Autos, Fuhrpark-Belegung – vertriebs- und außendienststarke Unternehmen müssen ständig auf die Auslastungsoptimierung ihrer Fahrzeuge achten. Reinigung aktuell hat sich umgehört, wie die Facility-Branche mit dieser Herausforderung umgeht und welche Aspekte in Zukunft wichtig sein werden. 

Text: Erika Hofbauer

Das Fuhrparkmanagement erlebt derzeit einen gewaltigen Wandel. „Menschen und Unternehmen wollen Fahrzeuge immer seltener besitzen, sondern vielmehr ein Rundum-Sorglos-Paket in Form von ‚Cars as a Service‘“, beschreibt LeasePlan-Geschäftsführer Nigel Storny die aktuelle Situation. Gleichzeitig ergeben sich durch den allmählichen Umstieg von Fahrzeugen mit Verbrennungsmotoren auf Hybridautos oder vollelektrische Fahrzeuge drastische Veränderungen in der Automobiltechnologie und in der Zusammenstellung von Flotten. „Nachhaltigkeit, Effizienz und Flexibilität sind die treibenden Themen unserer Branche“, weiß der LeasePlan-Chef. „Aber auch die Arbeitsrealitäten vieler unserer Kunden haben sich stark verändert. Immer mehr Unternehmen arbeiten in einem hoch dynamischen Umfeld, das von Auftragsschwankungen, saisonalen Spitzen und unklaren Kapazitätsprognosen bestimmt ist“, so Storny weiter. Gleichzeitig werde von ihnen maximale Flexibilität und Mobilität gefordert, was eine zusätzliche Herausforderung in Sachen Auslastungsoptimierung darstelle: „Das betrifft Großunternehmen gleichermaßen wie KMU und Start-ups. Sie alle benötigen sozusagen einen „Fuhrpark On-Demand“ und maximal flexible Lösungsansätze.“

Auslastung optimieren

Eine der ersten Fragen zum Thema Fuhrparkmanagement, die sich stellt, heißt: Eigenregie oder Outsourcing. Die Unternehmen gehen unterschiedlich an diese Thematik heran. „Wir managen unseren Fuhrpark selber“, sagt etwa Rainer Kindelmann, Geschäftsführer der Hel-Wacht Holding GmbH. Die Auslastung der Pool-Fahrzeuge erfolge in erster Linie durch die Einteilung der Reviere: „Die Revierfahrzeuge sind nicht personengebunden, sondern reviergebunden. Die Revierfahrer übergeben ihr Fahrzeug an die Folgeschicht“, erläutert Kindelmann das Procedere. So würden die Fahrzeuge in vier bis fünf Jahren eine Kilometer-Leistung von ca. 200.000 km erreichen – bei sehr geringen Standzeiten: „Trotz der hohen Kilometerleistung sind die Service- und Wartungskosten die dominierenden Kosten beim Fahrzeugvergleich, nicht die Treibstoffkosten.“ Bei dem Sicherheitsdienst sind 24 Fahrzeuge unterwegs, davon etwa die Hälfte als Fiskal-LKW.

Bei Reinigungs-Dienstleister CWS-boco setzt man auf Digitalisierung. Joachim Moser, Regional Procurement Manager: „Wir führen derzeit ein Tool namens Optimize my Day (OMD) für unsere Tourenoptimierung ein. Diese App auf den Handgeräten unserer Servicefahrer zeigt ihnen immer den kürzesten Weg ihrer Route an.“ Die Fahrer haben feste Routen und die Servicemanager kümmern sich z.B. bei Ausfällen um die Tourenauslastung: „Das alles erfolgt bei uns intern.“ CWS-boco hat rund 100 Servicefahrzeuge im Fuhrpark und es werden etwa gleich viele Servicefahrer beschäftigt. Darüber hinaus gibt es noch LKW als Zubringer für die Depots und einige Firmenwagen.

Angebote nutzen

Gastro-Versorger SV Österreich hat insgesamt rund 30 geleaste Fahrzeuge im Einsatz. Geschäftsführer Andreas Kabela: „Zwei Fahrzeuge werden über einen Pool für kurzfristige Fahrten verwaltet, die restlichen werden personenbezogen geführt.“ Zum Monitoring von Auslastung und Kosten nutze man das Fuhrparkinformationssystem des Leasingpartners: „Hier werden sämtliche Parameter der Fahrzeuge – Laufzeit, Versicherung sowie Tank- und Reparaturkosten – übersichtlich dargestellt.“ Die durchschnittliche Fahrleistung liegt bei gut 40.000 Kilometern pro Jahr. Abweichungsanalysen zeigen Über- oder Unterschreitungen zur definierten Jahresleistung und führen gegebenenfalls zu Anpassungen. „Mögliche Veränderungen bei den Fahrzeugtypen erfolgen im Jahresgespräch mit dem Fahrzeughändler. Derzeit sind nur konventionell betriebene Modelle im Einsatz“, so Kabela,„alternative Antriebsarten werden jährlich evaluiert.“

Bei Service-Dienstleister Sodexo Österreich setzt man an den Hauptstandorten auf zwei Poolfahrzeuge, um die Mobilität und Flexibilität zu gewährleisten, wie Geschäftsführer Michael Freitag betont: „Car Sharing Lösungen und Mietwagen sind momentan nur bei Mitarbeitern mit hoher, zum Teil internationaler Reisetätigkeit im Einsatz.“ 

Vertriebseffizienz

Steffen Preisner, kaufmännischer Leiter bei Kärcher, sieht den wichtigen Ansatzpunkt weniger in der Auslastung des Fuhrparks, sondern in der Steigerung der Effizienz im Vertrieb und Kundendienst: „Maßnahmen hierzu sind optimierte Routenplanungen – zukünftig auch über ein Tool im CRM, sowie die Einführung einer professionellen Dispo-Software im Kundendienst.“ Auf Basis von Marktpotenzialdaten überprüfe man auch den Zuschnitt der Vertriebsgebiete, um die Abdeckung zu optimieren. „Zur Optimierung des Flottenverbrauchs – aus Kosten- und Umweltgründen – bieten wir unseren Außendienstmitarbeitern auch kleinere Fahrzeuge an, z.B. Skoda Octavia oder Ford C-Max statt Ford Galaxy. Wir haben für alle verpflichtend letztes Jahr auch ein Spritspar-Training mit dem ÖAMTC durchgeführt.“ Elektroantrieb und Hybrid sei derzeit noch nicht sinnvoll im Außendienst einsetzbar, so Preisner. Bei Kärcher umfasst der Fuhrpark 120 Fahrzeuge, den entsprechenden Personen zugeordnet. Es existiert also kein Car-Sharing, allerdings steht für Firmenfahrten eine kleine Anzahl an Pool-PKWs zur Verfügung, erläutert der Finanzleiter: „Unser Fuhrpark umfasst meist PKWs für den Außendienst, Servicefahrzeuge für den Kundendienst sowie einen Demotruck und Geländewagen für das Demoteam.“ Ein Elektro-Golf ist bei Kärcher derzeit im Testbetrieb, allerdings: „Die Reichweite ist nicht so berauschend. Für Wien ist es in Ordnung, in den Bundesländern sind sowohl die Reichweite als auch die ‚Tankmöglichkeiten‘ nicht ausreichend gegeben“, so Preisner. 

Fahrzeug-Tausch

Reinhard Hell, Country Director bei Rentokil Initial, erkennt im Segment Car Sharing noch geringes Potenzial: „Wir haben ein Pool-Auto, welches wir dann verwenden, wenn ein Fahrzeug wegen einer Panne oder eines Unfalls ausfällt. Sonst verwenden wir ausschließlich den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnete Fahrzeuge.“ Der Grund dafür liege in der Tätigkeit der Techniker und Verkäufer: „Alle sind homebased und arbeiten somit jeden Tag von zu Hause weg. Das heißt, jeder benötigt für die Ausübung seiner Tätigkeit das Fahrzeug. Die Fahrzeuge werden somit während der täglichen Arbeitszeit nur von einer Person genutzt.“ Naturgemäß haben die Techniker unterschiedlich große Gebiete, d.h. die Kilometerleistung jedes Fahrzeuges ist unterschiedlich. Hell: „Um hier die Fahrzeuge bestmöglich einzusetzen, werden manche unter den Technikern getauscht: Fahrzeug mit geringer Fahrleistung gegen Fahrzeug mit großer Fahrleistung.“ Die meisten Mitarbeiter mit Firmenfahrzeug dürften dieses auch privat nutzen, somit sei die Pool-Möglichkeit auch praktisch ausgeschlossen. Natürlich werde in Ausnahmesituationen, etwa bei längerer Krankheit eines Mitarbeiters, das jeweilige Fahrzeug bei Bedarf durch eine andere Person genutzt. Dies geschehe allerdings nur im Notfall. Das Management der Fahrzeuge erfolge durch die jeweilige Abteilungsleitung Service bzw. Vertrieb – es gebe hierfür keinen Fuhrparkmanager, so Hell.

Bei ISS Austria ist die Flotte in mehrere Bereiche eingeteilt. Fuhrparkleiter Manfred Tutschek: „Überall, wo das Fahrzeug keinem fixen Fahrer zugeordnet ist, können wir über die Definition als Poolfahrzeug die Auslastung optimieren. Das betrifft über 200 Fahrzeuge, die von mehreren Fahrern innerhalb einer Abteilung bewegt wird.“ Teilweise seien die Fahrzeuge mit GPS ausgestattet, um die einzelnen Routen noch intensiver planen zu können. Die Einsatzplanung der Poolfahrzeuge obliege der jeweiligen Abteilung. Das Thema werde auch sehr ernst genommen, um die Einhaltung der Budgets gewährleisten zu können.

Künftige Herausforderungen

Aufgrund der Verkehrsbelastung dauern Anfahrtszeiten inklusive Parkplatzsuche immer länger. Das verschärft hauptsächlich innerstädtisch die Problematik. Hel-Wacht-Geschäftsleiter Rainer Kindelmann: „Unsere Servicequalität gegenüber dem Endkunden sinkt mit der Verkehrszunahme und Parkplatzabnahme in Wien und Umgebung.“ Emissionsfrei in der Stadt unterwegs zu sein, sei prinzipiell vorstellbar: „Wir haben uns sehr um das Thema eMobility bemüht, doch haben wir einige ungelöste Probleme: Die Reichweite der Fahrzeuge ist im Winter für den Revierdienst nicht ausreichend. Es gibt kaum Ladeinfrastruktur, welche uns im Revier unterstützt und Standzeiten sind für die Ladezeiten zu gering“, erklärt Kindelmann. „Die Ladezeiten sind grundsätzlich zu lange, das Fahrzeug wird von Fahrer A an Fahrer B beim Schichtwechsel übergeben, es gibt keine Pause von mehreren Stunden.“ Und letztlich seien die Anschaffungskosten zu hoch, sie könnten nicht durch niedrigere Betriebskosten amortisiert werden.“

Joachim Moser von CWS-boco ergänzt: „Natürlich gewinnt Elektromobilität zukünftig noch mehr an Bedeutung und ist auch für uns sehr interessant. Zurzeit sind allerdings die Fahrzeuge sowie die Infrastruktur noch nicht gegeben, die wir für unsere Servicetouren benötigen.“ Für Kurzstrecken, wie Postwege, Kundenbesuche etc. stehe den Mitarbeitern seit drei Jahren ein Elektro-PKW als Poolauto zur Verfügung, und dieses sei auch täglich im Einsatz, so Moser.

Nachhaltig und funktional

Sodexo Österreich-Chef Freitag sieht das Thema Fuhrpark geprägt von den Begriffen Funktionalität und Nachhaltigkeit, aber auch der Möglichkeit, die Attraktivität als Dienstgeber durch eine ansprechende Flottenauswahl zu steigern. Bei Sodexo biete man Fuhrparkmanagement auch für Kunden an: „Wir haben ein internes Flottenmanagement“, erzählt Freitag. Für ihn stehen im Zusammenhang mit eMobility die Thematik Reichweiten und Versorgungsinfrastruktur, GPS und Einsatzplanungssysteme im Bereich der Service-LKW im Fokus. Aktuell verfügt Sodexo Österreich über 160 Fahrzeuge (PKW und LKW/Nutzfahrzeuge). Die Nutzfahrzeuge werden zumeist von mehreren (bis zu vier) Personen genutzt, um so Kapazitäten voll nutzen zu können. Zusätzlich gibt es noch Kooperationen mit Logistikpartnern.

Für Reinhard Hell von Rentokil Initial ist das Hauptthema ebenfalls nicht die Optimierung des Fuhrparks, sondern die Optimierung der Routenwahl der Mitarbeiter: „Das Fahrzeug wird praktisch zu 100 % für die tägliche Arbeit genutzt und es gibt keine Freiräume – oder Stehzeiten –, wo das Fahrzeug durch jemand anderen verwendet werden könnte.“ E-Mobilität habe man getestet, jedoch als Variante wieder verworfen. Die Hauptgründe waren laut Hell: Reichweite, Verfügbarkeit von Ladestationen (die meisten Techniker bei Rentokil Initial haben keinen eigenen Parkplatz, wo eine Ladestation eingerichtet werden könnte und müssten öffentliche Ladestationen verwenden, welche nur sehr selten in unmittelbarer Nähe zum Wohnort verfügbar sind). Bei Rentokil Initial sind derzeit 54 Fahrzeuge im Einsatz, die meisten davon sind Klein-LKW bzw. vorsteuerabzugsfähige Fahrzeuge. 

Datenverwendung

Bei ISS Austria ist ein „internes Verschieben“ der Fahrzeuge nur begrenzt möglich – trotz des Vorteils des vielfältigen Bedarfs innerhalb einer Großflotte. Fuhrparkleiter Manfred Tutschek: „Die Nutzfahrzeuge der ISS-Flotte sind auf den jeweiligen Einsatz abgestimmt und ausgerüstet.“ Andererseits versuche man so weit wie möglich Standard-Fahrzeuge zu betreiben, um auch das Potential im Einkauf bestmöglich nutzen zu können. GPS-Systeme zur Überwachung und zur Einsatzplanung würden zukünftig häufiger zur Optimierung genutzt. Hier sei allerdings darauf zu achten, vernünftige Daten zu erhalten und zu verwenden, damit kein Datenfriedhof entstehe. Bei E-Mobilität sei unbedingt auf die Reichweite und die Infrastruktur zu achten: „Dieser Bereich“, so Tutschek, „wird sich kontinuierlich entwickeln. Kommunizierende Fahrzeuge bis hin zu Autonomem Fahren wird noch einige Jahre dauern angesichts der Tatsache, dass unsere heutigen Neufahrzeuge nicht dazu ausgerüstet sind.“ ISS betreibt ein Flotte von 674 Fahrzeugen mit Straßenzulassung, davon 341 PKWs, 296 LKWs, 37 diverse Fahrzeuge (Anhänger, Traktoren, Maschinen, etc.). 400 Fahrzeuge sind fix zugeteilt und über 200 Fahrzeuge als Poolfahrzeuge genutzt.

Analysebedarf

Fuhrpark-Dienstleister und Berater haben einen guten Blick auf die Prozesse in Sachen Auslastungsmanagement. Laut Henning Heise, Geschäftsführer von Fleetconsulting, sind bei Verwendung eines professionellen Fuhrparkmanagements die Erfolge überwältigend: „15 bis 30 Prozent der Flotte erweist sich als überflüssig bzw. der Treibstoffverbrauch durch gute Telematik sinkt ebenfalls nahezu immer. Größtes Einsparungspotential ist ein ganzes Auto, das nicht mehr angeschafft werden muss, da durch bessere Auslastung mit übrigen Fahrzeugen Mobilitätsbedarfe gedeckt werden können.“ Eine entsprechende Software für die effiziente Verwaltung von Poolfahrzeugen müsse vorhanden sein. Was noch hinzu komme: Regelmäßige Auswertungen. Die Ergebnisse und im Zuge dessen weitere Maßnahmen zur Optimierung müssten mit den Mitarbeitern bzw. Kostenstellen-Verantwortlichen besprochen werden. „Hier helfen auch Incentives, um die Mitarbeiter zur positiven Nutzung zu motivieren bzw. Verbesserungsvorschläge einzubringen“, ist Heise überzeugt. Wo ortet er die größten Fehler oder Missverständnisse, den firmeneigenen Fuhrpark hinsichtlich einer optimalen Auslastung zu organisieren? „Da ist zunächst einmal die Angst der Mitarbeiter vor Überwachung, aber auch vermeintlich ersessene Rechte auf einen Dienstwagen trotz fehlender oder nicht mehr gegebener betrieblicher Notwendigkeit.“ Bei der eMobility sieht auch Heise die Ladethematik (Zeit, Ladepunkte) noch als problematisch an, wiewohl sich die Lage kontinuierlich verbessere. „Eine weitere Optimierung der Mobilität kann durch das Anbieten von alternativen Mobilitätsvarianten wie Bahnkarten und dergleichen, geschaffen werden. Außerdem erhöht es die Effizienz der Mitarbeiter, da Autofahren, insbesondere längere Strecken, Zeitvergeudung ist. Dies kann auch die Anzahl der benötigten Fahrzeuge reduzieren.“ Auch E-Bikes werden bei den Mitarbeitern immer beliebter, berichtet der Fleetconsulting-Chef, der vor allem in der sinnvollen und effizienten Nutzung von Telematik-Systemen Chancen sieht: „Hierdurch kann eine bessere Auslastung erzielt und die Routenplanung optimiert werden.“ 

Optimaler Mix

„Ausgangspunkt bei der Auslastungsoptimierung ist immer die genaue Analyse des Mobilitätsbedarfs eines Unternehmens“, sagt LeasePlan-Geschäftsführer Storny. Daraufhin erfolge die Planung oder Umstellung von Flottenlösungen mit dem Ziel, den optimalen Mix an Fahrzeugklassen, Marken und Modellen zusammenzustellen. „Ist dieser Schritt getan, wird der Fuhrpark im Idealfall laufend angepasst, denn der Trend geht bei vielen Unternehmen weg von klassischen Operating Leasing Verträgen hin zu einem nachhaltigen und dynamischen Flottenmanagement.“ Auch Storny ortet einige Missverständnisse in Sachen Fuhrpark-Organisation: „Flottenmanagement lässt sich nicht einfach nebenbei in der Selbst-Verwaltung betreiben, daher ist es am besten, einen Fuhrparkmanager als Experten an der Seite zu haben. In vielen klein- und mittelständischen Unternehmen kommt es immer wieder vor, dass zum Beispiel das Sekretariat den Fuhrpark organisiert. Der Arbeitsaufwand wird dabei oft unterschätzt.“ Pro Fahrzeug würden jährlich im Schnitt über 120 Belege anfallen, die verwaltet werden müssen. Dazu kämen Wartung, Service und Administration. „So fallen in der Selbst-Verwaltung pro Fahrzeug pro Jahr in etwa 45 Arbeitsstunden an Aufwand an. Erweitert man den Fuhrpark auf vier Fahrzeuge, ergibt sich ein Gesamtaufwand von 180 Arbeitsstunden pro Jahr bzw. 15 Stunden pro Monat. Und das in einem Bereich, der nicht die Kernkompetenz von Unternehmen ist“, erklärt der LeasePlan-Chef. In Folge seien selbstverwaltete Flotten meist auch nicht bedarfsoptimiert, da vielen KMU die Marktübersicht, das Know-how und die Flexibilität in Sachen Fuhrparkmanagement naturgemäß fehle. „Die Verwaltung der Firmenflotte an einen Experten auszulagern, rechnet sich daher bereits ab dem ersten Fahrzeug.“