DI Martin Micheli, als Geschäftsführer der process design consultants DI Micheli GmbH (pdc) Berater in der Gesundheitswirtschaft, im Gespräch darüber, wie das Outsourcing-Potenzial im Krankenhausbereich besser genützt werden könnte. Micheli berät unter anderem Krankenhäuser bei der Organisation oder Vergabe von Reinigungsleistungen.
Text: Christian Wolfsberg
ReinigungAktuell: Interessanterweise ist das Umfeld der Anbieter, die um gute Aufträge im Gesundheitswesen eifern, nicht wahnsinnig groß, oder?
Martin Micheli: „Es sind irgendwo zwischen 5 und 10 Anbieter. Das hat aber sehr viel damit zu tun, dass die vergebenden Stellen sehr stark auf Referenzprojekte aus dem Krankenhaus setzen. Ohne Referenz ist eine Beteiligung an Ausschreibungen für neue Anbieter sehr schwer. Das ist die Eintrittshürde, und in der Regel reichen Referenzen aus dem Pflegeheimbereich nicht aus. Die kritischen Bereiche im Krankenhaus sind eben z.B. OP und Intensivstation – beides kann man im Pflegeheim nicht lernen und daher reichen Referenzen aus dem Pflegeheim – über die eine größere Anzahl an Reinigungsunternehmen verfügen würden – meist nicht aus.“
ReinigungAktuell: Gibt es einen anderen Weg zu einer Referenz?
Micheli: „Faktisch kann die ausschreibende Stelle immer sagen: wenn der Anbieter kein anderes KH vorweisen kann, ist die Teilnahme zu verweigern, da die technische Leistungsfähigkeit bzw. Eignung eines Bieters nicht gegeben ist. Aber: Ob ein Auftrag in der Praxis qualitativ gut erbracht werden kann oder nicht, hängt nicht nur von Unternehmensreferenzen (also dem strukturellen Wissen im Unternehmen) ab, sondern sehr wesentlich auch von der persönlichen Qualifikation und Erfahrung des vor Ort eingesetzten Führungspersonals wie z.B. des Objektleiters. So einen erfahrenen Objektleiter könnte ein neuer Anbieter natürlich anwerben, um diese persönlichen Referenzen zu erfüllen. Praktisch kann es sich jedoch schwierig gestalten, entsprechende – vom bisherigen Arbeitgeber oder Auftraggeber des Objektleiters ausgestellte – Referenzbestätigungen zu erhalten. Darüber hinaus wird in vielen Vergabeverfahren die Unternehmensreferenz schwerer gewichtet als die Personenreferenz.“
ReinigungAktuell: Wie kommt man dann als Gebäudereiniger ins Geschäft mit den Krankenhäusern?
Micheli: „In dem man eine Firma kauft, die diese Referenz schon mitbringt. Theoretisch einfach, praktisch fast unmöglich! Bleibt der Weg, auf eine vergebende Stelle zu hoffen, die einem neuen Anbieter eine Chance gibt und die Eintrittshürde in der Ausschreibung entsprechend niedrig ansetzt – und dabei ein gewisses Risiko eingeht. Bei den Ausschreibungen, die wir begleiten, versuchen wir unsere Kunden zu ermutigen, neue Bieter prinzipiell für das Vergabeverfahren zuzulassen und deren tatsächliche Qualifikation im Laufe des Verfahrens zu beurteilen. Alternativ können neue Anbieter versuchen, Partnerschaften oder Bietergemeinschaften mit Firmen aus dem EU-Ausland oder der Schweiz einzugehen, die in ihrem Land über entsprechende Referenzen verfügen – so können manchmal für beide dieser Partner Vorteile entstehen. Besteht auch diese Möglichkeit nicht, bleibt, wie gesagt, nur die Hoffnung bzw. das Warten auf einen Kunden, der bereit ist, ein gewisses Risiko einzugehen.“
Worin besteht das Risiko?
Micheli: „Vergaben im öffentlich Bereich werden häufig sehr genau nachgeprüft, beispielsweise durch Organe wie Verwaltungsgerichte, den Rechnungshof oder interne Prüfer. Hier ist u.a. auch das Auswahlverschulden zu beachten. Um Folgen für vom neuen Dienstleister verursachte Fehler – beispielsweise im OP- oder Intensivbereich – zu reduzieren bzw. zu vermeiden, werden daher von ausschreibenden Stellen entsprechende Unternehmensreferenzen zur Minimierung des eigenen Risikos gefordert. Entsprechende Forderungen für einschlägige Referenzen sind jedoch nicht verpflichtend – es gibt auch andere Möglichkeiten, die geforderte Prüfung der technischen Leistungsfähigkeit vorzunehmen. In den patientenfernen Bereichen, in der Eingangshalle etwa, haben Fehler oft nicht so weitreichende Folgen. Tritt jedoch ein Hygieneproblem, das durch mangelhafte Reinigung entstanden ist bzw. durch fachgerechte Reinigung hätte vermieden werden können, in sensiblen Bereichen wie im OP auf, können die Folgen oft nicht kompensiert werden, da gibt es keine zweite Chance.“
ReinigungAktuell: Können Dienstleister die Outsourcing-Quote beeinflussen?
Micheli: „Die Dienstleister, zumal die 5-10 etablierten Anbieter, könnten meiner Meinung nach proaktiver darin sein, die Öffnung neuer Kunden zur Fremdvergabe zu fördern und an einer weiteren Markterschließung zu arbeiten. Und zwar gemeinsam! Stattdessen aber scheint jeder für sich nur reaktiv auf eine Ausschreibung zu warten, mitzubieten und zu versuchen, sich als das einzig qualifizierte Unternehmen darzustellen. Persönliche Kontakte, welche bei diversen Veranstaltungen zu Entscheidungsträgern geknüpft werden, spielen hier ebenso eine nicht zu unterschätzende Rolle. Das kann dazu führen, dass die ausschreibende Stelle tendenziell noch verunsichert wird: Wenn es sich hier um hochkomplexe Dienstleistungen handelt und nur einige wenige Anbieter verfügbar sind, dann geht man oft lieber weiterhin auf Nummer sicher und reinigt weiterhin in Eigenregie. Mich wundert hier, dass sich diese Gruppe nicht gemeinsam um eine weitere Markterschließung und Kundenüberzeugung bemüht und erst im tatsächlichen Vergabeverfahren um den dann konkreten Auftrag konkurriert – solche erfolgreichen übergreifenden Zusammenarbeiten zur Markterschließung haben wir in anderen Branchen ja schon öfters beobachtet (z.B. Elektromobilität).
ReinigungAktuell: Wieso wird überhaupt ausgelagert?
Micheli: „Einerseits aus qualitativen Gründen – häufig können die Dienstleister ihr Geschäft einfach besser, zumal es sich bei den Dienstleistern ja um deren Kerngeschäft handelt. Andererseits wird häufig ausgelagert, wenn Schlüsselpersonen in der Eigenreinigung z.B. in Pension gehen. Durch die teilweise niedrige Bezahlung im öffentlichen Dienst – vom Objektleiter aufwärts – bekommt man häufig schwer Ersatz. Die Reinigungskräfte sind im KH häufig besser bezahlt als beim privaten Dienstleister, die oberen Ebenen aber sehr häufig nicht. Trotzdem, bei dem Gros der Ausschreibungen geht es meistens um einen Bieterwechsel, nicht um ein neues Outsourcing. Generell müssen neue Outsourcing-Projekte immer im Einzelfall bewertet werden, da solche Entscheidung nahezu irreversibel sind und daher wohlüberlegt getroffen werden müssen.“
Die process design consultants (pdc) sind eine unabhängige Management- und Organisationsberatung in der Gesundheitswirtschaft mit Fokus auf Krankenhauslogistik, Beschaffungsmanagement sowie Prozessoptimierung in Facility Management und Verwaltung. www.p-d-c.at
