Neues Tool für Stundensatzkalkulation soll helfen, Unsicherheiten zu beseitigen und Preisdumping zu bekämpfen.
Ein neues Tool für die Stundensatzkalkulation, am 13. Jänner von Mag. Peter Fiedler in der Wiener GebäudereinigungsAkademie präsentiert, soll den Gebäudereiniger dabei unterstützen, seine angebotenen Preise zu überprüfen. Oder, wenn er noch keine Preise anbietet, einen entsprechend validierten Stundensatz zu bekommen, denn wenn er selbst über keine Daten verfügt, wird zurückgegriffen auf die im System hinterlegten Daten, welche die KMU-Forschung Austria für fünf Unternehmenstypen unterschiedlicher Größe erhoben hat. Dieses Tool soll darüber hinaus der Kommunikation mit dem Kunden hinsichtlich Erläuterung des Stundensatzes auf fachlich abgesicherter, übersichtlicher Basis dienen. „Und es soll der Branche insgesamt auch helfen, irgendwann auch die Stundensätze verlangen zu dürfen und zu können, die wir eigentlich benötigen, um alle Kosten abzudecken und auch einen kleinen Ertrag zu erwirtschaften“, erläutert Fiedler, „denn nur dann können wir attraktive Arbeitgeber sein und diesen Wirtschaftszweig gut im Laufen halten.“
Die Idee zu diesem Tool, das als Excel-File von der Homepage www.dfg.at heruntergeladen werden kann, entstand im Team mit Mag. Peter Fiedler, KR Gerhard Komarek, Mag. Georg Lintner, Manfred Belik und Andreas Ubl. Von Fiedler und Belik wurde die Idee dann weitergeführt und – wiederum in Abstimmung mit dem ganzen Team – umgesetzt. Das Excel-File enthält alle relevanten Positionen für die Stundensatzkalkulation und ist gegliedert in
- Eingabeblatt für Unternehmensdaten
- Stundensatzkalkulationsblatt
- Übersicht LZ-NLZ
- Österreichische Werte
- KV Daten DFG 2015
- Statistische Daten
Fiedler zu den Motiven für die Entwicklung dieses Tools: „Zum einen wird bei Ausschreibungen, sowohl bei öffentlichen wie auch von privaten Unternehmen, die Reinigungsdienstleistung immer wieder auch zu Stundensätzen angeboten, die für viele von uns nicht nachvollziehbar sind. Und angesichts dieser Situation kam von Leuten, die relativ neu in der Branche sind bzw. den Meisterkurs absolvieren und auch Fachkalkulation lernen sollen, oft die Frage, welche Stundensatzhöhe realistisch sei und mit wie viel Aufschlag für Lohnnebenkosten man kalkulieren müsse.“ Zum anderen, so Fiedler, gebe es einige Publikationen in der Branche dazu, was ein Stundensatz umfassen bzw. wie hoch er sein sollte, die teilweise ernstgenommen worden seien, teilweise nicht. „Es fragen aber auch sehr viele Kunden nach, wie man zu einem bestimmten Stundensatz komme.“ Teilweise sei den Kunden auch nicht hinreichend bekannt, was ein Gebäudereiniger alles leisten müsse, zumal in Spezialfällen wie zum Beispiel bei einem Unternehmen mit mehr als 25 Dienstnehmern in Wien, wo man es ja mit mehreren zusätzlichen Kostenfaktoren zu tun habe. Man wollte also „eine Hilfestellung zumal für neue oder kleinere Unternehmen schaffen, damit sie keine Position vergessen und eine Anleitung bekommen, was alles wie in eine Stundensatzkalkulation mit einzurechnen ist.“ Geplant sei auch ein ausführlicher Kommentar zu dem Tool, damit auch jemand, der es nicht verwenden möchte, die Möglichkeit habe, daraus Informationen zu bekommen.
Das Tool wird auch in den Meisterprüfungs-Vorbereitungskursen eingesetzt, wo die Absolventen anhand von bestimmten Angaben einen Stundensatz kalkulieren müssen und ein Gefühl dafür bekommen sollen, welche Aufschläge für Lohnnebenkosten zu berücksichtigen sind und was abgesehen von den Lohnnebenkosten noch an personalbezogenen Kosten dazukommt. Es ist für die Anwendung in allen neun Bundesländern ausgelegt, sprich: es sind alle entsprechend unterschiedlichen Dienstgeberzuschläge hinterlegt, zum Beispiel speziell für Unternehmen, die in Wien ansässig sind oder mit Personal laufend nach Wien hineinarbeiten, die hier zur Anwendung zu bringenden Dienstgeberabgaben wie etwa die U-Bahn-Steuer.
„Dieses Tool soll“, so Fiedler, „jedem Kalkulierenden auch etwas bewusster machen, woran er insgesamt denken muss, bis hin zu speziellen Dingen, die von vielen vielleicht nicht wirklich bedacht worden sind, beispielsweise Kosten für Arbeitssicherheit. Oder Kosten für die Auflösungsabgabe, die wieder erhöht worden ist. Genauso wie das Thema Behindertenausgleichstaxe, oder eben auch in Wien die U-Bahn-Steuer, die vielen Kopfsteuern eben. Wir haben in unserer Branche ja sehr wenige Vollzeitkräfte, wodurch uns diese Zuschläge deutlich stärker treffen als zum Beispiel Unternehmen, die im produzierenden Bereich tätig sind oder Dienstleitungen mit 8-Stunden-Kräften anbieten können, weil sich das auf mehr verkaufbare Stunden verteilt.“ Wenn das nicht richtig oder nicht in der notwendigen Dimension berücksichtigt werde, könne das den eigenen Ertrag beschneiden. Man wolle also auch versuchen, als Branche das gesamte Verdienstniveau etwas anzuheben und diesen Druck etwas zu lindern.
Worin unterscheidet sich nun ein „unseriöser“ Stundensatz von einem seriösen? Fiedler: „Man kann sicher nicht von einer kollektiven Unseriösität einer ganzen Branche sprechen, aber es stimmt, dass manche Stundensätze nicht unbedingt nachvollziehbar sind.“ Es werde auch selten kritisch hinterfragt, vor allem von den Kunden werde es nicht kritisch hinterfragt, „und natürlich nutzen die Kunden die Möglichkeit, so günstig wie möglich einzukaufen.“ Und je mehr die Branche dem nachgebe, umso schwieriger werde es sein, auf normale, sinnvolle und auch wichtige Preise zu kommen. Oft werde am Unternehmerlohn gespart, so Fiedler, „der Unternehmer verdient dann selber nicht das, was er eigentlich möchte oder bräuchte, um das Ganze entsprechend zu betreiben und seine Aufwände abzudecken.“ Zum Teil aber werde auch auf sehr „kreative“ Lösungen zurückgegriffen.
Vielfach, glaubt Fiedler, hätten die Leute sich einfach auch nicht genau damit auseinandergesetzt, was tatsächlich bei einem Stundensatz alles berücksichtigt werden müsse – „vor allem auch die, die nie gezwungen waren, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.“ Oft werde ja die externe Rechnungslegung, sprich: die Vorbereitung zur Bilanzierung oder die Unternehmensabrechnung, vom Steuerberater gemacht, und es würden dann teilweise Werte irgendwo gelesen, die aus dem Zusammenhang gerissen sind. „Zum Beispiel wenn man von den direkten Sozialversicherungsabgaben spricht. Bei dem entsprechenden Prozentsatz, der zu entrichten ist, müssen ja nicht nur die tatsächlich geleisteten Stunden berücksichtigt werden, sondern auch die Nichtleistungszeiten.“ In Wahrheit, so Fiedler, sei der Prozentsatz also deutlich höher, weil er ja nicht nur auf die geleistete Stunde gerechnet werden könne. Und diese Verschiebung, glaubt er, sei nicht immer bewusst. Selbst wenn schon entsprechende Werte bekannt seien, könne es sein, dass diese nicht richtig zur Anwendung kämen. Auch hierbei solle das neue Tool helfen, und zwar ohne Druck. Es solle niemand das Gefühl bekommen, dass man ihn für unbedarft halte, sondern, im Gegenteil: „Es soll die Möglichkeit geben, sich intensiver damit auseinanderzusetzen und zu schauen, was vielleicht noch nicht berücksichtigt worden ist. Zum Beispiel eben, dass man zwar die Sozialabgaben berücksichtigt hat, aber vielleicht nicht, dass diese Sozialabgaben nicht nur für die Leistungszeit, sondern auch für Sonderzahlungen zu entrichten sind. Und dass diese Sonderzahlungen auch wiederum auf verschiedene Bereiche aufzudecken sind.“
Oder das Thema Krankenstände. „Wenige Unternehmen untersuchen tatsächlich, wie viel Krankenstandstage sie haben bzw. gehen von zu wenigen aus“, sagt Fiedler. Entsprechende Veröffentlichungen basierten meisten auf 8-Stunden-Kräften, man müsste aber exakterweise das so genannte Vollzeit-Äquivalent berechnen. Hier gebe es teilweise Verwirrungen. Oft führe auch der Druck von außen dazu, „dass unter den Kosten, die man selber hat, angeboten wird, etwa weil man den Auftrag unbedingt haben möchte.“ Und das gehe eben so lange, so lange es auch Anbieter gebe, die das machen würden. „Alle in der Branche sollten einmal zu einem vernünftigen Preis anbieten können, der die Unternehmenskosten und die lohnbezogenen Kosten, die bei uns den größten Teil ausmachen, abdeckt und der auch noch etwas zum Leben übrig lässt. Um die 5 Prozent sollten wir in unserer Branche schon mindestens verdienen“, meint Fiedler.
Was laut Fiedler oft auch vergessen wird: Je kleiner der Auftrag ist, umso stärker fallen auch die Bearbeitungszeiten ins Gewicht – wie das Fakturieren und Einbuchen der Rechnung, eventuell das Betreiben von offenen Forderungen. Die Mindeststundensatzkalkulation mit dem neu entwickelten Tool bietet einen Durchschnitt an, der je nach einzelnem Auftrag variiert werden kann. Wobei das eigentlich erst alle Positionen nach den Personalkosten betrifft, denn diese sind für jeden Mitarbeiter fix, die Krankenstandstage sind bei einem Auftrag in der Regel ja nicht höher als bei einem anderen – es sei denn, es geht um einen Auftrag etwa im Bereich der Lebensmittelindustrie oder Hotellerie, im Bereich der Großküchenreinigung oder im Bereich von körperlich sehr schwerer Industriereinigung, wo es zum Unterschied von anderen Objekten erhöhte Krankenstände bzw. Krankenstandsschwankungen geben kann. Aber sonst – die Feiertage bleiben überall gleich, die Tage der Pflegefreistellungen oder für Amtswege sind im Durchschnitt die gleichen. „Das heißt, wenn man sich wirklich einmal über seine gesamte Kostenstruktur im Klaren ist, dann ist das, glaube ich, die Basis für eine seriöse Kalkulation“, so Fiedler. „Die Aufträge an sich variieren dann nicht mehr in einer so großen Bandbreite. Außer man möchte mit einem Auftrag zum Beispiel nur einen gewissen Deckungsbeitrag haben, weil man das als Prestigeobjekt sieht. Unser Hauptziel sollte aber sein, für die Unternehmen selber eine Rendite zu erwirtschaften.“
Welcher Stundensatz ist (noch) realistisch?
Mag. Peter Fiedler: „Derzeit liegen die Personaleinstandskosten (bei 14 Krankenstandstagen) bei etwa EUR 16,19 für die Lohngruppe 6 (Unterhaltsreinigung).
Mit geringsten Aufschlägen für Gemeinkosten und Material (nicht kostendeckend, ohne Gewinn) muss man mindestens einen Stundensatz von EUR 18,80 verlangen. Wenn man bei gleicher Konstellation 3 % Gewinn
OHNE Wagniskosten erwirtschaften will, so müsste man mit EUR 19,30 rechnen.
Bei durchschnittlicher Struktur mit 14 Krankenstandstagen, normalem Materialverbrauch, Maschinen und Geräten, mit 5 % Gewinn und 0,5 % Wagnis liegt der realistische Verkaufsstundensatz bei EUR 20,46 exkl. Steuer (in der Normalarbeitszeit).
Das ist ein Wert, der durchaus realistisch ist – bei kleineren Unternehmen kann dieser sogar noch viel höher liegen.“
