Sofacility ist eine cloudbasierte Software für Facility- und Reinigungsunternehmen speziell für österreichische Unternehmen.
Sofacility ist ein umfassendes Softwarepaket für Gebäudereiniger und Facility-Unternehmen. Es umfasst ein Angebotsmodul mit Textverarbeitung und Gebäudereinigerkalkulation, eine Auftragsverwaltung samt Fakturierung und Archiv, Mahnwesen, eine Arbeitnehmerverwaltung, Arbeitsverplanung mit Schichtplaner, Zeiterfassung, ein Ticketsystem und zahlreiche mobile Anwendungen für die Mitarbeiter vor Ort, damit diese ihre Arbeit richtig ausführen und dokumentieren können. Für Winterdienst und Stiegenhäuser gibt es eine App mit spezieller Ortungsfunktion, die das Kommen und Gehen am Objekt automatisch dokumentiert. Und es gibt auch noch Möglichkeiten, den Fuhrpark, Maschinen und Verbrauchsmaterial zu verwalten. Und eine Schlüsselverwaltung mit Ausgabe und Rücknahme über Barcode oder NFC.
Was ist aktuell das Besondere an der Software?
Generell ist das Webbasierte sehr praktisch, da man ohne Umstände von überall aus arbeiten kann, mit dem Notebook oder Tablet vom Sofa daheim – daher auch der Name „Sofacility”.
„Sehr stolz sind wir auf unsere Gebäudereinigerkalkulation mit zahlreichen Richtwerten, die man für verschiedene Reinigungsarten zur Berechnung heranziehen kann“, sagt Gerhard Ziegler, Ziegler & Partner Unternehmensdienstleistungen GmbH. „Und eine vollständige webbasierte Textverarbeitung, die hier integriert ist, in die man die Daten der Kalkulation übernehmen und weiterverarbeiten kann.“
Seit Anfang des Jahres gibt es nun eine umfangreiche Erweiterung der mobilen Anwendungen, mit denen Servicekräfte vor Ort arbeiten. Hier werden die Funktionen über einen Barcode oder NFC-Chip vor Ort angesteuert. Neben Standardfunktionen wie Arbeitszeiterfassung oder Erledigungsnachweisen gibt es hier auch kleine Leistungskataloge, wo die Mitarbeiter sehen können, welche Agenden in der aktuellen Woche oder heute gerade zu erledigen sind, samt Nachweis. Die ganze Bedienung und die Angaben zu den Tätigkeiten können dann auch automatisch in die im Personalstamm hinterlegte Muttersprache des Mitarbeiters übersetzt werden.
Als Draufgabe gibt’s dann noch eine App mit automatischer Ortung. Diese wird derzeit vor allem im Winterdienst eingesetzt, wo nachts keine Zeit für irgendwelche Barcodes oder Geklicke am Handy ist. Ein anderer Anwendungsfall wären auch Stiegenhaustouren.
Was kostet Sofacility?
Sofacility gibt es um eine monatliche Miete ab etwa 50.- Euro für den Büroarbeitsplatz und ab 3.- Euro pro Mitarbeiter für die mobilen Anwendungen und die App. „Natürlich sehen wir uns vorab immer an, wie und wo wir unsere Software richtig einsetzen und schnüren auch gerne ein individuell abgestimmtes Paket“, so Ziegler. „Für Umsteiger und Neueinsteiger, die bisher noch gar keine Software hatten, haben wir auch wirtschaftlich interessante Angebote.“
Wie kann ich die Software kennenlernen?
Ziegler: „Der übliche Weg ist, sich mal gemeinsam im Rahmen einer Ferndemo (über Internet) oder eines Termins die Software ordentlich anzusehen. Dabei erörtern wir gemeinsam mit dem Interessenten, ob und wie das System am besten eingesetzt werden kann. Da nehmen wir uns gerne unverbindlich Zeit, auch für einen zweiten oder dritten Termin. Wichtig ist uns, dass dann bei der Umsetzung wirklich alles klappt. Danach richten wir meist einen Testmandanten ein, wo der Interessent dann – manchmal schon sogar mit seinen eigenen Daten – ausgiebig testen kann.“ Parallel gebe es eine ‘Sandbox’, also eine unabhängige Testumgebung, wo jeder herumspielen könne – „unabhängig davon empfehlen wir aber immer, sich die Software von uns erklären zu lassen.“
Wenn alles passt, geht die Software dann einfach in den Echtbetrieb. „Wenn noch etwas fehlt oder konfiguriert werden soll – wie beispielsweise Schnittstellen –, wird das von uns rasch über die Bühne gebracht“, ergänzt Ziegler.
Wer steckt hinter Sofacility?
Das Team hinter Sofacility besteht seit den 1990ern und beschäftigt sich seit Beginn der 2000er Jahre mit Gebäudereinigung und Facility-Services. Die neueste Auflage der Software setzt auf zeitgerechte Technologie in Verbindung mit der Einbindung von mobilen Anwendern, ohne dabei aber alles unnötig komplizierter machen zu wollen.
