Wie Digitalisierung das Maschinen- und Gerätemanagement in der Facility-Services-Branche transformiert
Text: Alexander Manafi, CEO ToolSense
Die Facility-Services-Branche hat in den letzten Jahren Fortschritte bei der Digitalisierung administrativer Prozesse wie Zeiterfassung, Qualitätsmanagement und ERP-Systemen gemacht. Dennoch bleibt eine zentrale Herausforderung: das Management von Maschinen und Geräten. Viele Unternehmen setzen hier noch auf manuelle Methoden wie Excel-Listen, handschriftliche Notizen oder informelle Kommunikation per Telefon oder WhatsApp.
Die Konsequenzen sind oft gravierend: Unnötige Kosten, ineffiziente Abläufe und erhöhte Sicherheitsrisiken. Doch mit gezielter Digitalisierung und Automatisierung können Unternehmen nicht nur diese Herausforderungen bewältigen, sondern auch ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern.
Schritt 1: Überblick schaffen – „Was habe ich, und wo ist es?“
Die Digitalisierung im Maschinen- und Gerätemanagement beginnt mit einer zentralen Bestandsaufnahme. Welche Geräte sind im Einsatz? Wo befinden sie sich? Welche Kosten fallen für Wartung und Reparaturen an? Ohne diese grundlegenden Informationen bleiben viele Entscheidungen im Betrieb reine Schätzungen.
Wie kann Digitalisierung helfen?
- Digitale Erfassung: Geräte werden mit QR-Codes, Bluetooth-Tags oder IoT-Sensoren ausgestattet, die ihren Standort und Status in Echtzeit erfassen.
- Zentrale Plattform: Alle Daten – von Anschaffungs- und Reparaturkosten bis hin zu Nutzungshistorien – werden in einer einzigen Plattform gebündelt.
- Automatisierte Aufgabenplanung: Regelmäßige Wartungen, Prüfungen und andere wiederkehrende Aufgaben können vorab geplant und automatisch zugewiesen werden.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Facility-Service-Dienstleister mit rund 1.200 Maschinen stellte nach der Einführung eines digitalen Asset-Management-Systems fest, dass 18 % der Geräte überflüssig waren. Durch die Optimierung der Bestände und der Einsatzplanung konnten nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch die Produktivität gesteigert werden.
Die gewonnene Transparenz ist die Grundlage für fundierte Entscheidungen und eine effizientere Verwaltung der Ressourcen.
Zusätzliche Vorteile:
Mit der Digitalisierung entfällt auch die aufwändige Suche nach Geräten. Eine Reinigungskraft oder ein Objektleiter kann per QR-Code sofort feststellen, wo sich ein Gerät befindet und ob es einsatzbereit ist. Das spart Zeit und erleichtert den Arbeitsalltag erheblich.
Schritt 2: Sicherheit gewährleisten – „Sind meine Geräte einsatzbereit?“
Die Sicherheit von Maschinen und Geräten ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch entscheidend für einen reibungslosen Betrieb. Regelmäßige Prüfungen wie Leiterprüfungen oder elektrische Inspektionen werden jedoch oft vernachlässigt oder unzureichend dokumentiert.
Die Herausforderungen:
- Prüfungen werden vergessen oder zu spät durchgeführt.
- Ergebnisse werden in Papierform archiviert und sind schwer auffindbar.
- Es fehlt eine klare Aufgabenverteilung an Mitarbeitende.
Digitale Lösungen bieten Abhilfe:
- Zentrale Planung: Prüfungen können zentral organisiert und automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden delegiert werden.
- Einfache Durchführung: Über eine App erhalten Mitarbeitende klare Checklisten, die sie Schritt für Schritt durch den Prüfprozess führen.
- Lückenlose Dokumentation: Prüfzertifikate und Ergebnisse werden digital archiviert und stehen jederzeit für Audits oder interne Kontrollen bereit.
Erfolgsgeschichte aus der Praxis:
Ein Unternehmen führte ein digitales Prüfmanagement ein und konnte den Zeitaufwand für Sicherheitsprüfungen um 50 % reduzieren. Zusätzlich wurde die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben signifikant verbessert: Automatische Erinnerungen sorgten dafür, dass keine Fristen mehr versäumt wurden.
Darüber hinaus minimiert die Digitalisierung das Risiko von Sicherheitsvorfällen, da Geräte immer auf dem aktuellen Stand sind. Dies schafft Vertrauen bei Mitarbeitenden und Kunden gleichermaßen.
Schritt 3: Stillstandszeiten minimieren – „Funktionieren die Geräte überhaupt?“
Stillstandszeiten sind ein oft unterschätzter Kostentreiber. Eine defekte Scheuersaugmaschine, die wochenlang in einer Ecke steht, kann hohe Zusatzkosten verursachen – sei es durch die Anmietung eines Ersatzgeräts, zusätzliche Arbeitsstunden oder Qualitätseinbußen bei der Reinigung.
Wie können Stillstandszeiten reduziert werden?
- Automatisierte Schadensmeldungen: Reinigungskräfte können Schäden per QR-Code direkt vor Ort melden. Die Informationen werden ohne Zeitverlust an Objektleiter weitergeleitet.
- Effiziente Bearbeitung: Objektleiter können die Daten mit wenigen Klicks an Hersteller oder Servicepartner weiterleiten, wodurch Reparaturen schneller eingeleitet werden.
- Datenbasierte Entscheidungen: Eine zentrale Plattform bietet Einblick in häufige Fehler, Reparaturhistorien und Nutzungsmuster, was präventive Maßnahmen erleichtert.
Zahlen aus der Praxis:
- Ein großes Krankenhaus konnte die durchschnittlichen Stillstandszeiten für Scheuersaugmaschinen von 42 Tagen pro Monat auf nur 10 Tage reduzieren.
- Bei einem anderen Dienstleister sank die durchschnittliche Stillstandszeit von 2–3 Wochen auf lediglich 72 Stunden – durch die Kombination aus automatisierten Schadensmeldungen und effizienter Reparaturkoordination.
Diese Verbesserungen wirken sich nicht nur auf die Kosten aus, sondern sorgen auch für eine zuverlässigere Leistungserbringung.
Schritt 4: Zeit- & Kosteneinsparungen im Fokus
Die Digitalisierung des Maschinen- und Gerätemanagements entlastet nicht nur die Geräte, sondern auch die Mitarbeitenden. Besonders Objektleiter und Vorarbeiter, die oft viel Zeit mit der Verwaltung von Maschinen verbringen, profitieren von automatisierten Prozessen.
Ein Beispiel:
Ein mittelständisches Unternehmen führte ein digitales System ein, das die Planung von Wartungen, Schadensmeldungen und Sicherheitsprüfungen automatisierte. Objektleiter und Vorarbeiter konnten dadurch im Durchschnitt zwei Stunden Arbeitszeit pro Woche einsparen. Hochgerechnet ergab dies Einsparungen von über 1.000 Euro pro Woche allein an Lohnkosten – und das bei gleichzeitiger Verbesserung der Effizienz.
Diese Zeitersparnis ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich stärker auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und so die Qualität der Dienstleistungen zu steigern.
Schritt 5: IoT und Verbrauchsmaterialien – Der nächste Schritt in der Digitalisierung
Während viele Maschinen und Geräte noch nicht vernetzt sind, bietet die Nachrüstung mit IoT-Technologien großes Potenzial. Bluetooth-Tags, Telematiksysteme oder andere Sensoren können kostengünstig integriert werden, um eine lückenlose Überwachung zu ermöglichen.
Zusätzlich bieten immer mehr Hersteller bereits IoT-Systeme für ihre Maschinen und Roboter an (zB Kärcher Equipment Manager, Taski IntelliTrail, Hako Fleet, Wetrok Connect, Gausium, Pudu, etc.), welche ebenfalls in eine zentrale gemeinsame Plattform vereint werden können.
Auch Verbrauchsmaterialien im Blick:
Neben Maschinen rückt zunehmend das Management von Verbrauchsmaterialien wie Reinigungsmitteln, Tüchern oder Ersatzteilen in den Fokus. Digitale Lösungen helfen dabei, Lagerbestände zu überwachen und Nachbestellungen automatisch auszulösen, bevor es zu Engpässen kommt.
Zukunftsperspektive:
Die Kombination aus IoT und einer zentralen Plattform ermöglicht eine präzisere Planung und eine nachhaltigere Nutzung von Ressourcen. Unternehmen können so nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Umweltbilanz verbessern.
Fazit: Digitalisierung als Schlüsselfaktor im Maschinenmanagement
Die Digitalisierung und Automatisierung im Maschinen- und Gerätemanagement revolutioniert die Facility-Services-Branche:
- 20 % niedrigere Maschinen- und Reparaturkosten: durch bessere Transparenz und optimierte Prozesse.
- Bis zu 70 % kürzere Stillstandszeiten: durch automatisierte Schadensmeldungen und effiziente Reparaturen.
- Entlastung der Mitarbeitenden: Einsparung von bis zu zwei Stunden Arbeitszeit pro Woche für Objektleiter und Vorarbeiter.
Der Fokus auf das Management von Maschinen und Geräten zeigt, dass Digitalisierung nicht nur Effizienzsteigerungen, sondern auch nachhaltige Kostensenkungen und eine verbesserte Arbeitsorganisation ermöglichen kann.
